Timeline zur Transformation des Reinigungsmanagements
Funktion einer Timeline zur Transformation des Reinigungsmanagements bei Standortverlagerungen
Eine Timeline zur Transformation des Reinigungsmanagements im Kontext einer Standortverlagerung dient der rechtzeitigen Planung und Ausschreibung aller Reinigungsleistungen am neuen Standort. Sie koordiniert Flächenübergaben, Hygieneanforderungen, Schulungen und Dienstleisterwechsel, um eine lückenlose, qualitätsgesicherte und normgerechte Reinigung ab dem ersten Betriebstag sicherzustellen.
Timeline zur Transformation des Reinigungsmanagements bei Standortverlagerungen
Timeline für die Einführung bzw. Optimierung eines Reinigungsmanagements
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Januar – Mai 2025: Strategische Ziele und Grundlagen
Verantwortlich: Facility Management, Geschäftsleitung, Nachhaltigkeitsbeauftragte
-Festlegung der Reinigungsqualitätsstandards (DIN EN 13549) für das zukünftige neue Gebäude:
- Cobotik in Hallen, Fluren, open spaces
- Beibehaltung Reinigungsqualitätssystem (Neumann und Neumann)
- Activity based cleaning in Tagesreinigung für hochfrequentierte Bereiche
- Betrieb der Spülküche
- Fassadenreinigung mit Gestänge oder Hubsteiger?
- Einsatz von demineralisiertem Wasser
- Biologisch abbaubare Reinigungsmittel
- keine eigene Investition in Reinigungsgeräte-Berücksichtigung der Methodik des Sinnerschen Kreises (Mechanik, Chemie, Temperatur, Zeit)
-Grundsatzentscheidung: Fremdvergabe in der neuen Liegenschaft
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Mai 2025: Start der Mitbestimmung
Verantwortlich: Facility Management
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Juni – Juli 2025: Flächenaufbereitung (neue Liegenschaft)
Verantwortlich: Facility Management
-Durchführung der Raumerfassung des neuen Gebäudes (DIN 277) und Erstellung des Reinigungsraumbuchs
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Juli – September 2025: Service Levels, Leistungsbeschreibungen und Vergabeverfahren
Verantwortlich: Einkauf, Facility Management, Rechtsabteilung, Betriebsrat
-Entwicklung von SLA und KPIs für das neue Gebäude
-Erstellung der Vertragsanforderungen , Leistungsbeschreibungen, Leistungsverzeichnisse und Preiskalkulationen
-Vorbereitung der Ausschreibungs- und Angebotsphase
-Abstimmung zu Arbeitszeitmodellen und zusätzlich gewünschten Serviceleistungen
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Juli 2025: Prüfung der ausführungsgerechten Werkplanung
-Bewertung der Infrastruktur hinsichtlich Reinigungstauglichkeit
-Definition von Reinigungsarten und Frequenzen basierend auf geplanter Nutzung
-Erste Gefährdungsbeurteilungen für künftige Arbeitsprozesse
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September – Oktober 2025: Information der bestehenden Vertragspartner in Bezug auf die anstehenden Anpassungsnotwendigkeiten der bestehenden Zusammenarbeit aufgrund des Neubaus und Anfrage
Verantwortlich: Facility Management, Einkauf
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Oktober 2025 – Januar 2026: Anpassung bestehender Verträge mit Change Request Verfahren
Verantwortlich: Facility Management, Einkauf, Rechtsabteilung
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Jan-März 2026: Ausschreibung für neue Liegenschaft und ggf. weitere Liegenschaften
Federführend: zentraler Einkauf
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Oktober 2026 – Februar 2027: Digitalisierung und Smart Cleaning (Pilotphase-Vorbereitung)
Verantwortlich: IT-Abteilung, Facility Management, Datenschutzbeauftragte
-Einführung erster Smart-Cleaning-Technologien (Sensorik, IoT)
-Inbetriebnahme von Reinigungsrobotern
-Sicherstellung der DSGVO-Konformität
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Dez – Juni 2027 Pilotphase und Schulungen
Verantwortlich: Objektleitung, Reinigungsteams, Personalentwicklung, Arbeitssicherheit
-Durchführung von Pilotprojekten (in Teilbereichen des Neubaus)
-Schulungen zu Arbeitsschutz, digitalen Tools und Chemiereduktion
-Erste KPI-Erfassungen (Leistung, Qualität, Energieverbrauch)
-KVP-Workshops
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Dezember 2026 – July 2027: Rollout und Qualitätsmessung
Verantwortlich: Facility Management, Objektleitung, Qualitätsmanagement
-Beginn des Rollouts im neuen Gebäude; Bestandsgebäude weiterhin aktiv
-Qualitätsprüfungen im Rahmen der Inbetriebnahme
-Aufbau eines Beschwerdemanagements
-Umsetzung eines Gefahrstoff- und Lagerkonzepts
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Aug– Sept 2027: Optimierung und Abschlussevaluation
Verantwortlich: Facility Management, Nachhaltigkeit, interne Auditoren
-Kosten-Nutzen-Analyse und Prozessbewertung
-Abschließende interne Audits zur Freigabe des Regelbetriebs
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Februar 2027 – Juni 2028: Schrittweise Reduzierung der Leistungen
Verantwortlich: Facility Management, Einkauf
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Juli 2027: Regelbetrieb im Neubau
Verantwortlich: Facility Management, Objektleitung, Betriebsrat, Unternehmenskommunikation
-Offizieller Start der Reinigungsprozesse im neuen Gebäude
-Abschlusskommunikation an alle Mitarbeitenden
-Einführung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP)
