Reinigung bei Standortverlagerung strukturiert gestalten

• Teilbereiche aus der Reinigung nehmen: Sobald Gebäude leergezogen sind, entfällt die Unterhaltsreinigung dort vollständig. Putzpläne werden monatlich angepasst – z.B. wenn eine Halle geräumt ist, wird sie nur noch nach Bedarf (für Abschlussreinigung) geputzt, nicht mehr regulär. Gleiches gilt für Büros, die geschlossen werden: Der Reinigungsdienst konzentriert sich auf die verbleibenden genutzten Flächen.

• Reinigungsfrequenz senken: In Bereichen, die noch genutzt, aber geringer ausgelastet sind, kann seltener gereinigt werden. Beispielsweise wenn nur noch wenige Mitarbeiter in einer Etage sind, reicht es vielleicht, die Büroräume 2× wöchentlich statt täglich zu säubern (ohne die Hygienestandards zu gefährden). Sanitärräume, die kaum noch frequentiert sind, müssen nicht mehr mehrmals täglich kontrolliert werden, sondern vielleicht nur einmal.

• Personal und Kapazität herunterfahren: Der Reinigungsdienstleister passt das Team an. Jeden Monat etwa 6–8 % weniger Reinigungsstunden werden abgerufen (im Einklang mit der Flächenabnahme). Im Extrem kann das bedeuten, dass gegen Ende statt z.B. 20 Reinigungskräften nur noch 5 im Altwerk tätig sind. Entlassungen sind nicht nötig, da diese Kräfte am Neubau gebraucht werden (siehe unten). Es erfolgt also eine geplante Umschichtung des Reinigungspersonals.

• Sonderreinigungen vermeiden: Nicht dringliche Sonderreinigungen (Grundreinigungen, Shampoonieren von Teppichen) werden im Altstandort nicht mehr durchgeführt, sofern nicht nötig. Das spart Kosten in der Übergangsphase. Nur das Nötigste – z.B. Endreinigung bei Rückgabe einiger Mietflächen falls relevant – wird gezielt gemacht.

Durch diese Schritte kann man die Reinigungskosten fast linear mit der genutzten Fläche reduzieren – praktisch erfolgen monatlich klare Leistungskürzungen, indem ganze Gebäude aus dem Reinigungsportfolio gestrichen werden.

• Reinigungsbeginn in Kernbereichen: Sobald erste Bereiche bezogen sind (z.B. ein Bürotrakt, eine Fertigungshalle), startet dort der Reinigungsdienst gemäß Standard. Anfangs wird z.B. nur dieser Trakt täglich gereinigt, andere (noch unbenutzte) Gebäudeflügel bleiben zunächst unberührt. Die Dienstleistercrew wird zu Beginn bewusst knapp bemessen (z.B. nur die nötigsten Reinigungskräfte), aber mit gleicher Qualität.

• Schrittweise Aufstockung: Mit jedem weiteren Umzugsabschnitt werden neue Bereiche dem Reinigungsplan hinzugefügt. Der Dienstleister erhöht entsprechend Personal und Reinigungsstunden. Durch Vorausplanung stellt er sicher, dass zum jeweiligen Starttermin zusätzliches Personal eingearbeitet bereitsteht. Beispielsweise könnten alle paar Monate neue Reinigungskräfte hinzukommen, bis am Ende das volle Team (mindestens entsprechend 630k€/Jahr Umfang) im Einsatz ist.

• Zwischendienst einführen: Teil des hohen Standards ist möglicherweise ein tagsüber verfügbarer Day-Cleaner (Hotel-like Housekeeping), der z.B. Toiletten am Vormittag noch einmal nachreinigt, Konferenzzonen zwischendurch säubert etc. Solche Dienste werden ggf. erst sinnvoll, wenn genügend Betrieb herrscht. Anfangs, bei geringem Personenaufkommen, kann man darauf verzichten. Später, wenn z.B. Kantine voll genutzt wird, wird auch ein Zwischenreinigungsdienst nach dem Mittag eingeführt.

• Nutzung moderner Technik: Der Neubau wird vermutlich mit Reinigungsrobotern oder neuen Geräten ausgestattet (z.B. autonome Scheuersaugmaschinen in der Halle). Diese können von Anfang an eingesetzt werden, haben aber am Anfang weniger Fläche zu bearbeiten (sprich: ihre Laufzeit wird sukzessive erhöht). Entsprechend steigen die Betriebskosten (Energie, Wartung) der Reinigungsgeräte im Verlauf – was wir aber im großen Posten eingerechnet haben. Effizienzen durch Roboter (z.B. Staubsaugerroboter in großen Bürobereichen) ermöglichen, trotz hoher Frequenz, die Kosten im Griff zu halten.

Während des Umzugs hat das Unternehmen Reinigungspersonal an beiden Standorten parallel. Da jedoch die Gesamtfläche zu reinigen annähernd konstant bleibt (Alt nimmt ab während Neu zunimmt), entsteht kein proportionaler Doppelaufwand. Im 12-Monats-Szenario werden aufs Jahr gesehen etwa 695.000 € für Reinigung ausgegeben (Mittel zwischen 760k und 630k). Das sind 65.000 € mehr als die 630k, die man hätte, wenn nur der Neubau allein gereinigt würde – diese Mehrkosten entsprechen dem etwas ineffizienten Einsatz in der Zwischenzeit: Man kann nicht jeden Monat das Personal haargenau umverteilen, vermutlich gibt es zeitweise etwas Überhang (z.B. im mittleren Umzugszeitraum muss man im Neubau schon große Flächen reinigen, während im Altwerk immer noch Restflächen betreut werden – das summiert sich kurzfristig über 100 % der Ein-Standort-Leistung). Im 18-Monats-Szenario sind es insgesamt ~1,04 Mio. € über 1,5 Jahre, d.h. etwa 97.500 € Mehrkosten gegenüber dem fiktiven Fall, 1,5 Jahre nur Neubau (945k). Das zeigt: Längeres Nebeneinander erhöht die Zusatzkosten. Allerdings sind diese Mehrkosten größtenteils durch die gewollt erhöhte Qualität bedingt. Hätte man sofort umgezogen, hätte man im ersten Jahr evtl. nur 630k ausgegeben – so gibt man 695k aus, also 65k mehr, aber dafür war überall sauber. Einige Effekte, die diese Mehrkosten treiben: Im Parallelbetrieb muss der Dienstleister evtl. an zwei Orten Mindestpräsenz vorhalten – man kann nicht halbe Personen einsetzen, also hat man zeitweise z.B. 1 Reinigungskraft zu viel im System. Außerdem sind Anfangsphasen ineffizient (kleine Flächen reinigen ist verhältnismäßig teurer pro m²). Insgesamt sind ~65k (12 M) bzw. ~98k (18 M) also die finanziellen Nachteile der Parallelstruktur. Diese Zahlen liegen im Rahmen (unter 15 % der Gesamtaufwendung) und konnten durch kluge Maßnahmen (oben beschrieben) begrenzt werden.