Softwareanforderungen in der Gebäudereinigung
Die Anforderungen an Reinigungs-Software sind vielfältig und komplex.
Um eine optimale Reinigungsleistung zu erzielen, müssen verschiedene Faktoren wie Ressourceneinsatz, Zeitmanagement und Reinigungsstandards berücksichtigt werden. Eine auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmte Software kann dabei helfen, diese Faktoren effektiv zu managen und die Reinigungsprozesse zu optimieren. Zu den wichtigsten Anforderungen an Reinigungs-Software gehören eine einfache Bedienung, eine hohe Datenqualität und eine umfassende Berichterstattung. Ein erfolgreiches Reinigungs-Management erfordert daher nicht nur eine sorgfältige Planung und Umsetzung, sondern auch eine geeignete Software-Unterstützung.
Integrierte IT-Verfahren für das Reinigungsmanagement
Anforderungen an FM-Software/Reinigung
Service Management
Die Anwendungen für die Betriebsführung der Gebäudereinigung sollten im CAFM-System soweit als möglich gebündelt werden, um einerseits vorhandene Daten zur Verfügung zu haben und andererseits redundante Daten zu vermeiden, sowie Transparenz und Stimmigkeit zu fördern. Eine solche Software muss Auswertungsmöglichkeiten und Einwahlmöglichkeiten der externen Dienstleister aufweisen. Falls die Überlegung ansteht, wem eine solche Software am besten gehört, sollte der Auftraggeber diese Software sein Eigentum nennen. Dies hat die beiden wesentlichen Vorteile, dass die Daten in vollem Umfang dem Auftraggeber gehören und es bei einem Dienstleisterwechsel bezüglich der Daten keinerlei Probleme gibt. Der volle Zugriff ist stets gewährleistet.
Wenn eine CAFM-Software genutzt wird, ist davon auszugehen, dass es zugleich eine Helpdesk-Funktion gibt, die auch eine zentrale Auftragsannahme für die Reinigung enthält. So sollten Beschwerden auch hierüber bearbeitet werden. Bereits an diesen wenigen Funktionen ist zu erkennen, welche große Bedeutung dem Gesamtkonzept für das CAFM zukommt. Gerade, weil die Reinigungsleistungen meist von Fremdfirmen erbracht werden, kann bei der Einführung von CAFM-Systemen die Gebäudereinigung leicht in das Hintertreffen geraten und nicht genügend Beachtung finden, weil man sich gern hauptsächlich auf die Technik konzentriert.
Bei der Konzipierung von CAFM-Systemen sollten grundsätzlich alle durch das FM zu erbringenden Leistungen Berücksichtigung finden, unabhängig davon, ob sie in Eigenleistung, in reiner Fremdleistung oder in einem Mix von Eigen- und Fremdleistung erbracht werden. Die Anforderungen an die Leistungsausführung dürften in jedem Falle die gleichen sein, sodass es eigentlich um nichts Anderes geht, als die Klärung und Gestaltung der Zugriffsrechte. Diese sind naturgemäß bei einer Fremdfirma schwieriger und oft mit mehr Aufwand verbunden.
So müssen beispielsweise auch die personenbezogenen Berechtigungen durch ein sogenanntes Rollen- und Berechtigungskonzept für die Betriebsführung der Gebäudereinigung mit der FM-Software erstellt werden können. Dies ist gerade bei sensiblen Reinigungsbereichen von großer Bedeutung. Wenn solche Überlegungen bei der konzeptionellen Gestaltung der FM-Software nicht berücksichtigt werden, ist es schwierig, bzw. nur mit hohem Aufwand möglich, dies später nachzuholen.
Die FM-Software muss so gestaltet werden, dass bezüglich der Reinigung auch Transparenz vorhanden ist für
die Anzahl und Abarbeitung von Reklamationen in einen bestimmten Zeitraum. Basis sollte hierfür grundsätzlich ein Monat sein.
die Anzahl der durchgeführten Eigenkontrollen des Gebäudereinigungsunternehmens im ausgewählten Zeitraum (Basis ebenfalls grundsätzlich ein Monat),
die Ergebnisse der monatlich durchgeführten Qualitätsmessungen im Rahmen der Qualitätssicherung.
In den Unternehmen stehen im Kontext der Betriebsführung der Gebäudereinigung derzeit üblicherweise folgende angewendete Software zur Verfügung. Eine idealtypische Auswahl zeigt die folgende Tabelle.
Welche Software und welche Applikationen von den konkret in einem Unternehmen (historisch gewachsen) zur Verfügung stehen und in Anwendung sind, muss gut bekannt sein, wenn es darum geht, eine zentrale FM-Software einzusetzen, die auch in der Lage ist, die Anforderungen der Gebäudereinigung abzudecken.
Hierauf sollte in jedem Falle geachtet werden, weil unbestritten die Gebäudereinigung ein Element des Facility Managements darstellt, auch wenn es zumeist in den Unternehmen selbst keine Eigenleistung mehr ist.