Die Vergabe von Gebäudereinigungsleistungen unterscheidet sich grundlegend, je nachdem, ob sie privat (nicht öffentlich) oder durch öffentliche Auftraggeber erfolgt
Die Vergabe von Gebäudereinigungsleistungen kann grundsätzlich in zwei Hauptformen unterteilt werden: die nicht öffentliche Vergabe und die öffentliche Vergabe. Beide Vergabeformen unterscheiden sich erheblich in ihrem Verfahren, ihren rechtlichen Rahmenbedingungen und Anforderungen. Je nach Auftraggeber und Größe des Projekts gelten unterschiedliche Regeln, die den Prozess der Auswahl eines Reinigungsdienstleisters beeinflussen.
Während private Unternehmen flexibel und ohne strenge Vorgaben ihre Dienstleister auswählen können, müssen öffentliche Auftraggeber einen transparenten, wettbewerbsorientierten und rechtlich geregelten Prozess einhalten. Unabhängig von der Vergabeart ist es für Auftraggeber wichtig, bei der Auswahl eines Reinigungsunternehmens nicht nur auf den Preis, sondern auch auf Qualität, Nachhaltigkeit und soziale Standards zu achten, um eine langfristige und erfolgreiche Zusammenarbeit zu gewährleisten.
Bei der nicht öffentlichen Vergabe handelt es sich um die Auftragsvergabe durch private Unternehmen oder Institutionen, die keinen rechtlichen Vergabevorschriften unterliegen
Hierbei steht es dem Auftraggeber weitestgehend frei, wie er die Auswahl eines Dienstleisters für Gebäudereinigungsleistungen gestaltet.
Typischerweise wird die nicht öffentliche Vergabe folgendermaßen abgewickelt:
Freie Auswahl des Verfahrens: Der private Auftraggeber kann entscheiden, ob er Angebote von mehreren Reinigungsunternehmen einholt (Ausschreibung) oder direkt mit einem bevorzugten Anbieter verhandelt (Freihändige Vergabe). Der Prozess ist weniger formell und kann flexibel an die Bedürfnisse des Auftraggebers angepasst werden.
Vertragsverhandlungen: Im Gegensatz zur öffentlichen Vergabe ist es bei der nicht öffentlichen Vergabe möglich, Vertragsdetails wie Preise, Leistungsumfang und Zahlungsbedingungen individuell auszuhandeln. Dies erlaubt eine auf den Auftraggeber zugeschnittene Lösung.
Schnellerer Vergabeprozess: Die Vergabe erfolgt in der Regel schneller, da weniger formale Vorschriften und weniger Dokumentationspflichten bestehen. Das Auswahlverfahren kann direkt, unkompliziert und zügig abgewickelt werden.
Kein öffentlicher Bieterwettbewerb: Die Auftragsvergabe erfolgt in der Regel vertraulich, und es besteht keine Verpflichtung, die Ausschreibung oder den Vergabeprozess öffentlich bekannt zu machen. Der Auftraggeber kann gezielt potenzielle Anbieter ansprechen.
Vergabe von Gebäudereinigungsleistungen durch öffentliche Auftraggeber
Die öffentliche Vergabe betrifft die Vergabe von Gebäudereinigungsleistungen durch öffentliche Auftraggeber, wie Kommunen, Landesbehörden, Bundesministerien oder öffentliche Institutionen (z.B. Schulen, Universitäten, Krankenhäuser). Aufgrund des Einsatzes von Steuergeldern unterliegt die öffentliche Vergabe strengen rechtlichen Rahmenbedingungen und Transparenzvorschriften.
Folgende Punkte sind für die öffentliche Vergabe charakteristisch:
Gesetzliche Vorgaben und Transparenz: Die Vergabe öffentlicher Aufträge ist durch Gesetze und Verordnungen, wie die Vergabeverordnung (VgV) und das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), streng reguliert. Der Prozess muss transparent, diskriminierungsfrei und wettbewerbsorientiert sein. Die Ausschreibungen werden häufig in öffentlichen Medien und Vergabeplattformen bekannt gemacht, um einen breiten Bieterwettbewerb zu ermöglichen.
Offenes Verfahren: Alle interessierten Unternehmen können Angebote abgeben. Es handelt sich um eine öffentliche Ausschreibung, bei der ein breites Teilnehmerfeld angesprochen wird.
Nicht offenes Verfahren: Eine begrenzte Anzahl von Bietern wird zur Angebotsabgabe eingeladen, nachdem eine vorherige Auswahl stattgefunden hat.
Verhandlungsverfahren: Es findet eine Verhandlung zwischen dem Auftraggeber und einer begrenzten Anzahl von Bietern statt. Der Auftraggeber kann mit den ausgewählten Unternehmen verhandeln, bevor er den Zuschlag erteilt.
Freihändige Vergabe: In Ausnahmefällen, z.B. bei dringendem Bedarf oder besonderen Leistungen, kann der Auftrag ohne ein förmliches Verfahren direkt an ein Unternehmen vergeben werden.
Festgelegte Bewertungskriterien: Die Bewertung und Auswahl der Angebote erfolgt nach transparenten Kriterien, die vorab definiert werden. Dies kann der Preis, die Qualität der Reinigungsleistung, der Einsatz von umweltfreundlichen Reinigungsmitteln oder die Erfüllung sozialer Standards sein.
Dokumentation und Nachprüfbarkeit: Der gesamte Vergabeprozess muss umfassend dokumentiert werden, um die Nachvollziehbarkeit der Entscheidungen zu gewährleisten. Dadurch soll der faire Wettbewerb sichergestellt und Rechtsmittelverfahren ermöglicht werden, wenn ein Bieter den Prozess infrage stellen möchte.
