Managen
Facility Management: Gebäudereinigung » Reinigungsmanagement » Managen
Erfassung von Reinigungsbedürfnissen durch Kundeninterviews und Gebäudebegehungen
Um den individuellen Reinigungsbedarf eines Kunden zu ermitteln, führen wir gezielte Kundeninterviews und Gebäudebegehungen durch. Auf diese Weise ermitteln wir nicht nur spezifische Anforderungen des Kunden, sondern nehmen auch eine umfassende Analyse des zu reinigenden Objekts vor. Dabei stellen wir Fragen zu Frequenz, Art und Umfang der Reinigung. Anhand der gewonnenen Informationen erstellen wir ein maßgeschneidertes Reinigungskonzept, das sowohl den Bedürfnissen des Kunden als auch den Anforderungen des Objekts entspricht.
Methoden zur Reinigung und Organisation von Arbeitsbereichen
Erfassung von Reinigungsbedürfnissen durch Kundeninterviews und Gebäudebegehungen
Um den Anforderungen von Kunden und Nutzern gerecht zu werden, gewährleisten wir saubere und funktionsfähige Räume in Gebäuden und Anlagen. Um die spezifischen Reinigungsbedürfnisse einer Organisation und ihrer Aktivitäten zu erfassen, führen wir eine Begehung des Gebäudes durch und führen Kundeninterviews. In der Regel bilden diese Informationen die Grundlage für die Konzeption und Kalkulation von Reinigungsleistungen. Großaufträge oder Neubauten können jedoch Ausnahmen darstellen, bei denen nur schriftliche Unterlagen zur Verfügung stehen.
Während der Begehung überprüfen wir die Kundenbedürfnisse und die zu reinigenden Objekte und prüfen, ob die Informationen aus den Planungsunterlagen ergänzt oder neu ermittelt werden müssen. Dies ist auch hilfreich bei Reorganisationen und internen Reinigungsdiensten. Kundenbedürfnisse und Informationen nehmen wir während der Begehung und der begleitenden Gespräche auf.
| Informationen für Reinigungsauftrag | Beschreibung |
|---|---|
| Leitbild des auftraggebenden Unternehmens | Angaben zum Unternehmensleitbild, das für die Reinigungsarbeiten berücksichtigt werden muss |
| Reinigungszeiten und Sperrzeiten | Festlegung von Reinigungs- und Sperrzeiten im Gebäude |
| Reinigungsbedarf, -Standards sowie Reinigungsfrequenzen und Leistungsumfang | Spezifikationen zu Reinigungsbedarf, -Standards, Reinigungsfrequenz und Leistungsumfang |
| Gewünschte Zusatzleistungen | Auflistung von gewünschten Zusatzleistungen, die über den Standard hinausgehen |
| Vorgaben bezüglich Ressourceneinsatz (Personal, Material, Chemie, Lieferanten) | Vorgaben zum Einsatz und zur Verwendung von Personal, Materialien, Reinigungsmitteln und Lieferanten |
| Zutrittsregelungen (Maßnahmen, Zeiten, Ausweise) | Vorgaben für Zugangsregelungen, einschließlich Maßnahmen, Zeiten und Ausweiskontrollen |
| Budgetvorstellungen des Auftraggebers | Festlegung von Budgetvorstellungen für die Reinigungsarbeiten |
| Erfassung/Verifizierung der Grunddaten für das Raumverzeichnis bzw. Leistungsverzeichnis | Informationen zur Größe des Objekts, Anzahl der Gebäude und Baujahr, Raumarten, Bodenbeläge, Flächen und Raumbezeichnungen |
| Erfassung von weiteren räumlichen Informationen als Kalkulationsgrundlage | Erfassung von Informationen wie Standort des Objekts, Umgebung, Zustand des Eigentums, Nutzerverhalten, Entsorgungskonzepte, Möblierung und Ausstattung, Reinigungsgeräte und -chemikalien, Zugänglichkeiten, Reinigungsbedarf und Reinigungsraum |
| .. weiteres |
Zu Beginn sind die Haltungen, Ziele und Strategien des Kerngeschäfts zu ermitteln und organisatorisch umzusetzen
Für das Reinigungsmanagement ist es am Anfang der Reinigungsplanung entscheidend, die grundlegenden Haltungen sowie die übergeordneten Ziele und Strategien des Kerngeschäfts zu ermitteln und organisatorisch umzusetzen. Jede Organisation verfolgt bestimmte Zwecke und grundlegende Ziele. Dazu gehören die Werte und Haltungen der Unternehmensleitung, die die Kultur des Unternehmens prägen.
Wir führen eine politische Analyse durch, um die politischen Rahmenbedingungen und Einflüsse auf die Reinigungsplanung und -durchführung zu untersuchen und zu bewerten. Dadurch identifizieren wir potenzielle politische Risiken und Chancen, die bei der Umsetzung der Reinigungsziele berücksichtigt werden müssen.
In der Regel entwickelt sich die Unternehmenspolitik anhand eines Leitbilds und wird in Form von Leistungsaufträgen konkretisiert.
Generelle Zielsetzungen der Organisation legen wir in Richtlinien und Strategien auf langfristiger Basis fest.
Wir erfassen die Prioritäten der auftraggebenden Organisation in Bezug auf den Eigenfertigungsgrad und die Nachhaltigkeit sowie ihre angestrebten Strategien und Kultur und setzen diese entsprechend um.
Vor Beginn der Planung müssen die Ziele und Rahmenbedingungen klar definiert werden
Die Zielplanung umfasst wirtschaftliche, humane und organisatorische Ziele. Die Aufgabenplanung definiert die Aufgaben, Funktionen, Abläufe und erforderlichen Ressourcen wie Personal, Material, Geräte, Kapital und Informationen.
Die Planung von Reinigungsleistungen erfordert verschiedene Planungsarten. Dabei nutzen wir teilweise vorhandene Unterlagen oder müssen neue erstellen.
Eine vollständige Zielsetzung enthält Angaben zur Qualität, Quantität, Zeit und Raum. Zur Planung von Reinigungsleistungen nutzen wir Objekt- und Arbeitsorganisation, Leistungsverzeichnisse, Zeitbedarfspläne, Einkaufs-, Lager-, Personal- und Kostenpläne.
Am Anfang des Planungsprozesses stellen wir erste Planungsunterlagen bereit oder erstellen diese:
Eine klare Aufgabenbeschreibung für die Reinigung, die sich auf das Unternehmensleitbild oder einen schriftlichen Leistungsauftrag stützt.
Wir beschreiben die Rahmenbedingungen und Einflussfaktoren, wie z.B. Personalrecht, Zutrittsregelungen und Reinigungszeiten.
Wir erstellen eine ausführliche Objektbeschreibung, die die Bezeichnung, Funktion, Lage, Umgebung, das Baujahr und falls zutreffend das Jahr der letzten Totalsanierung beinhaltet.
Bau- und Grundrisspläne mit Flächenangaben pro Raum, Stockwerk, Raumnummer, Raumbezeichnung, Bodenbelag, Fenster- und Glasflächen (innen und außen) liegen in Papier- oder digitaler Form vor.
Wir definieren eine klare Arbeitsteilung und Schnittstellenregelungen zwischen der Reinigungsabteilung und anderen Abteilungen.
Wir erstellen eine detaillierte Beschreibung des gewünschten Reinigungsstandards und des Leistungsverzeichnisses.
Wir legen Reinigungs- und Sperrzeiten fest.
Wir sammeln Informationen über Stundenlöhne, Sozialkosten, Angebote und Preise für Geräte, Maschinen, Reinigungschemie, Verbrauchsmaterial und Berufskleidung.
Wir kalkulieren Abschreibungen und Verwaltungskosten.
Um die Reinigungsplanung durchzuführen, wird ein aktuelles Reinigungsraumbuch des zu reinigenden Objekts benötigt
Dieses Reinigungsraumbuch erfassen wir mithilfe von aktuellen Bauplänen oder einer Begehung vor Ort. Es enthält grundlegende Informationen wie die Gebäude- und Raumbezeichnung, Art der Raumnutzung sowie Boden- und Glasflächen.
Zusätzlich erfassen wir Reinigungsinformationen wie Bodenbelag, Raumgruppe, Nutzungsintensität, Reinigungspriorität und Zugänglichkeit, um die Reinigungsplanung individuell anpassen zu können.
Wir erstellen eine separate Auflistung der Glas- und Fensterflächen, die die Ausschreibung und Reinigungsplanung erleichtern kann.
Wir definieren Verantwortlichkeiten und Prozesse für die laufende Aktualisierung der Angaben, da sich die Raumnutzung im Lauf der Zeit ändern kann.