Das Reinigungsraumbuch – Ein essentielles Werkzeug im Reinigungsmanagement

Ein Reinigungsraumbuch besteht in der Regel aus einer systematischen Auflistung aller relevanten Informationen zu jedem einzelnen Raum oder Bereich im Gebäude.

• Raumbezeichnung und Raumnummer: Eindeutige Identifikation jedes Raumes durch Name und Nummer, wie beispielsweise "Büro 101" oder "Konferenzraum A".

• Gebäudeteil und Etage: Angaben zum Standort des Raumes innerhalb des Gebäudes, inklusive Gebäudeflügel, Stockwerk oder Abschnitt.

• Fläche des Raumes (in m²): Exakte Angabe der Raumgröße, die als Basis für die Reinigungsplanung und -kalkulation dient.

• Raumtyp und Nutzung: Beschreibung des Raumnutzungstyps (z.B. Büro, Sanitärraum, Lager, Treppenhaus), da unterschiedliche Nutzungen verschiedene Reinigungsanforderungen haben.

• Bodenbelag: Informationen zum Material des Bodenbelags (z.B. Teppich, Fliesen, Linoleum), da dieser die Reinigungsmethoden und -mittel beeinflusst.

• Möblierung und Ausstattung: Angaben zu fest verbauten oder mobilen Einrichtungsgegenständen wie Tischen, Schränken, Technikgeräten oder Sanitäranlagen, die bei der Reinigung berücksichtigt werden müssen.

• Reinigungsarten: Detaillierte Beschreibung der erforderlichen Reinigungsmaßnahmen, z.B. Unterhaltsreinigung, Grundreinigung, Desinfektionsreinigung oder Glasreinigung.

• Reinigungsfrequenz: Festlegung, wie oft die Reinigung durchgeführt werden soll, z.B. täglich, wöchentlich oder monatlich, abhängig von der Nutzungsintensität und dem Hygienestandard des Raumes.

• Spezielle Anforderungen: Hinweise auf besondere Anforderungen, wie die Verwendung bestimmter Reinigungsmittel, Reinigungszeiten (z.B. außerhalb der Arbeitszeiten) oder spezifische Reinigungstechniken.

• Verantwortliche Reinigungskräfte oder Dienstleister: Angabe, wer für die Reinigung des jeweiligen Raumes zuständig ist, um klare Verantwortlichkeiten zu schaffen.

• Service Level Agreements (SLAs): Vereinbarungen über die zu erreichenden Reinigungsstandards, Zeitvorgaben und Qualitätsziele, die im Reinigungsraumbuch festgehalten werden, um die erbrachte Leistung zu bewerten und zu kontrollieren.

• Grundlage für Leistungsverzeichnisse und Reinigungsverträge: Das Reinigungsraumbuch bildet die Basis für detaillierte Leistungsverzeichnisse, in denen alle zu erbringenden Reinigungsleistungen aufgeführt sind. Diese Verzeichnisse dienen als Grundlage für Ausschreibungen und Vertragsabschlüsse mit Reinigungsdienstleistern.

• Planung der Reinigungseinsätze: Durch die Auflistung der Reinigungsfrequenzen und Maßnahmen wird der Einsatz von Reinigungspersonal und Materialien optimal geplant. Die Reinigungskräfte können ihre Arbeitsabläufe effizient gestalten und die benötigten Reinigungsmittel gezielt einsetzen.

• Kontrolle und Nachweis der Reinigungsleistungen: Das Reinigungsraumbuch ermöglicht eine kontinuierliche Überprüfung der erbrachten Reinigungsleistungen. Es dient als Kontrollinstrument, um die Einhaltung der vereinbarten Reinigungsstandards zu überprüfen und die Qualität der Reinigungsarbeiten zu dokumentieren.

• Flexibilität und Anpassung an veränderte Bedingungen: Das Reinigungsraumbuch kann jederzeit aktualisiert und angepasst werden, wenn sich die Anforderungen ändern, beispielsweise durch Umnutzungen von Räumen, Renovierungsmaßnahmen oder veränderte Hygienestandards.

• Klarheit und Transparenz: Durch die strukturierte Dokumentation aller Reinigungsanforderungen und Raumdetails wird eine hohe Transparenz geschaffen, sowohl für Auftraggeber als auch für Dienstleister.

• Effiziente Ressourcennutzung: Eine genaue Planung ermöglicht eine zielgerichtete Einteilung von Personal, Reinigungsmitteln und -maschinen, was zu Zeit- und Kosteneinsparungen führt.

• Hohe Qualität und Zuverlässigkeit: Die detaillierten Vorgaben im Reinigungsraumbuch stellen sicher, dass die Reinigungsarbeiten zuverlässig und in hoher Qualität ausgeführt werden. Service Level Agreements (SLAs) sichern die Einhaltung der Reinigungsstandards.

• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Veränderungen in der Raumnutzung oder Anpassungen der Reinigungsstandards können schnell und unkompliziert im Reinigungsraumbuch umgesetzt werden, was eine dynamische Anpassung der Reinigungsprozesse ermöglicht.

n einem Qualitätsmanagementsystem für die Reinigung, wie es nach Normen wie DIN EN 13549 etabliert wird, wird das Reinigungsraumbuch als verbindliches Dokument verwendet, das die Grundlage für die Erreichung von Qualitätszielen und die kontinuierliche Verbesserung bildet.

• Das Reinigungsraumbuch wird genutzt, um detaillierte Leistungsverzeichnisse zu erstellen, die festlegen, welche Räume gereinigt werden und welche Anforderungen an Sauberkeit und Hygiene gelten.

• Qualitätsstandards: Die im Reinigungsraumbuch definierten Standards (z.B. tägliche Bodenreinigung, wöchentliche Fensterreinigung) werden in die Qualitätsrichtlinien des Reinigungsmanagementsystems übernommen. Damit ist klar definiert, welche Reinigungsqualität in jedem Raum erwartet wird.

• Im Reinigungsraumbuch festgelegte Reinigungsstandards und -intervalle fließen direkt in die Service Level Agreements (SLAs) ein, die mit Reinigungsdienstleistern oder internem Personal vereinbart werden.

• Leistungsüberwachung: Die SLAs basieren auf den detaillierten Anforderungen des Reinigungsraumbuchs und ermöglichen eine objektive Kontrolle der Reinigungsleistung. Dabei wird geprüft, ob die vereinbarten Reinigungsstandards in den festgelegten Intervallen erfüllt wurden.

• Qualitätskontrollen: Das Reinigungsraumbuch dient als Leitfaden für regelmäßige Qualitätskontrollen und Audits. Überprüfungen der Reinigungsqualität werden an den im Raumbuch festgehaltenen Standards gemessen.

• Dokumentation von Abweichungen: Sollten Abweichungen von den Standards festgestellt werden (z.B. unzureichend gereinigte Flächen oder nicht erfüllte Reinigungsintervalle), können diese im Rahmen des Qualitätssystems erfasst und dokumentiert werden. Dadurch lassen sich Verbesserungsmaßnahmen schnell und gezielt umsetzen.

• Das Reinigungsraumbuch dient auch als Schulungsunterlage für Reinigungskräfte, indem es klare Anweisungen und Vorgaben zu Reinigungsstandards, -methoden und -intervallen bereitstellt.

• Kommunikation mit Stakeholdern: Alle Beteiligten, wie Facility Manager, Reinigungspersonal und Auftraggeber, haben durch das Reinigungsraumbuch eine klare Orientierung über die Reinigungsanforderungen und -abläufe, was die interne und externe Kommunikation verbessert und Missverständnisse minimiert.

• Feedback-Integration: Feedback von Gebäudenutzern oder Reinigungspersonal kann genutzt werden, um das Reinigungsraumbuch zu aktualisieren und die Reinigungsprozesse zu optimieren. Beispielsweise könnten Intervalle angepasst oder Reinigungsmethoden verändert werden, um effizientere Ergebnisse zu erzielen.

• Anpassung an veränderte Bedingungen: Das Reinigungsraumbuch kann flexibel aktualisiert werden, wenn sich die Nutzungsart eines Raumes ändert, neue Reinigungsmittel eingeführt werden oder veränderte Hygieneanforderungen bestehen (z.B. durch gesetzliche Vorgaben oder Pandemieprävention).

• Benchmarking und Best Practices: Durch die strukturierte Aufzeichnung von Raumdaten und Reinigungsanforderungen im Raumbuch lassen sich Best Practices identifizieren und auf andere Bereiche oder Gebäude übertragen. Außerdem ermöglicht dies ein internes Benchmarking, um die Effizienz und Qualität der Reinigungsleistungen kontinuierlich zu steigern.