Reinigungsmanagement mit digitalen Lösungen
Reinigungsmanagement nutzt digitale Lösungen
Durch digitale Lösungen wird das Reinigungsmanagement effizienter und transparenter. Digitale Tools wie Reinigungspläne, Checklisten oder Sensoren erleichtern die Planung, Durchführung und Überwachung von Reinigungsprozessen. Darüber hinaus ermöglicht die Erfassung von Daten eine kontinuierliche Optimierung der Reinigungsprozesse und eine verbesserte Kommunikation zwischen Reinigungskräften und Kunden. Der Einsatz von digitalen Lösungen im Reinigungsmanagement steigert die Qualität, Effizienz und Kundenzufriedenheit.
Digitale Lösungen für das Reinigungsmanagement
Effizientes Reinigungsmanagement benötigt Softwarelösungen zur Unterstützung der Betriebsprozesse
Reinigungsverantwortliche befassen sich zu Beginn des Planungsprozesses mit der Wahl einer passenden Softwarelösung. Tabellenkalkulationsprogramme eignen sich für die Planung und Kalkulation von Reinigungsleistungen, während Textbearbeitungsprogramme nicht für diese Zwecke genutzt werden. Für die Reinigungsorganisation setzen sie Anwendungssoftware und Systemsoftware ein, darunter spezifische Reinigungslösungen, CAFM-Systemmodule, Standardprogramme und Businesssoftware/ERP-Lösungen. Die Wahl der passenden Lösung hängt von den Anforderungen ab, die sie im Vorfeld sorgfältig definieren.
Die Anforderungen an Softwarelösungen für ein effektives Reinigungsmanagement
Die Anforderungen an Softwarelösungen für das Reinigungsmanagement basieren auf den betrieblichen und anwendungsbezogenen Bedürfnissen. Es ist entscheidend zu definieren, wer die Software benutzen wird und welche Management- und operativen Aufgaben sie unterstützen soll. Ein Anforderungskatalog beschreibt die benötigten Funktionen der Software. Sie berücksichtigen neben inhaltlichen Anforderungen auch anwendungsbezogene und technische Aspekte bei der Bewertung und Auswahl von Softwarelösungen für das Reinigungsmanagement.
Funktionen
Diese sind die verschiedenen Funktionen einer digitalen Reinigungsmanagement-Software: Grundrisspläne, Raumverzeichnis, Reinigungspläne, Maschinen- und Gerätebedarfsermittlung, Kalkulationsteil, Personaleinsatzplanung, Objekt- und Personalorganisation, sowie Qualitätssicherung und -kontrolle. Die Software unterstützt die Reinigungsarten der Unterhalts- und Spezialreinigung, bietet unterschiedliche Reinigungsstandards und handhabt Abweichungen vom Reinigungsplan. Sie berechnet den Zeitbedarf und Personalbedarf, Kosten für Reinigungsmittel, Pflegemittel, Geräte und Maschinen und optimiert den Personaleinsatz und -planung. Die Qualitätssicherung und -kontrolle umfasst Verantwortlichkeiten, Kontrollstichproben und Historie, und wird durch mobile Reinigungskontrollen und Kundenbefragungen ergänzt.
Digitale Lösungen für das Reinigungsmanagement bieten umfassende Funktionen für die Verwaltung von Maschinen und Geräten, Materialbewirtschaftung, Verbrauchsmaterialverwaltung, Lieferantenverzeichnis, Lagerbewirtschaftung und digitale Dokumentation der erbrachten Leistungen je Raum und Aktivität. Sie ermöglichen Statistiken und Berichtswesen sowie zeit- und objektbezogene Auswertungen mit Kennzahlen und Ergebnisvergleichen. Innerbetriebliches und zwischenbetriebliches Benchmarking, Ausschreibungsunterlagen, Angebot, Produktionsplanung und -steuerung, Auftragsverwaltung und -verrechnung, Controlling, Service- und Vertragsmanagement, Vertragsverwaltung und Verwaltung von Subunternehmen und deren Leistungen sowie Finanz-, Debitoren-, Kreditoren- und Lohnbuchhaltung mit verursachergerechter Kostenrechnung sind weitere Funktionen.
Bei der Auswahl einer Softwarelösung für Facility Management berücksichtigt man verschiedene Faktoren
Folgende Faktoren sind bei der Auswahl einer Softwarelösung für Facility Management zu berücksichtigen:
Das Größenverhältnis des Systems steht im Verhältnis zum Unternehmen oder den Objekten. Die Darstellung von CAD-Plänen und anderen Werkzeugen erfolgt in einer übersichtlichen Grafik. Es existieren Import- und Berichtsfunktionen, Filter und Zoneneinteilungen. Die Art der Datenausgabe ist entweder grafisch oder alphanumerisch und die Reaktionsgeschwindigkeit des Systems ist hoch.
Es ist notwendig, zu prüfen, ob die Software synchronisiert werden kann, insbesondere mit mobilen Lösungen. Ebenso ist es wichtig zu überprüfen, ob Schnittstellen zu anderen Betriebssystemen oder Ausgabeformaten existieren, die ins Gesamtsystem passen. Eine Integration von weiteren Tools muss ebenfalls möglich sein. Das System ist in der Lage, Daten sicher zu speichern und besitzt ein geeignetes Sicherheitskonzept.
Bei der Wahl des Systems spielt die Einfachheit und Intuitivität der Benutzerführung eine Rolle, ebenso die Möglichkeit der Dateneingabe und -bearbeitung, sowie die Verwaltung der Zugriffsrechte. Anbietersupport existiert in Form von Beratung und Schulung, Updates, Handbüchern, Online-Hilfe und Hotline.
Die Software ist in der Lage, gesetzliche Änderungen zu pflegen und zu aktualisieren. Eine Zertifizierung und Anerkennung durch Branchenverbände ist vorhanden, um Investitionssicherheit zu gewährleisten.
Es ist wichtig, die Zielgruppen der Softwarelösungen zu berücksichtigen, zum Beispiel Eigenreinigung, Auftraggeber von Reinigungsleistungen oder bestimmte Objektarten. Die Beschaffungs-, Einführungs- und Anwendungskosten für Lizenzen und das System werden ebenfalls in Betracht gezogen, ebenso wie die verschiedenen Lizenzmodelle wie benutzergebundene, nicht benutzergebundene, hardwaregebundene, webbasierte oder Unternehmenslizenzen sowie das Leasing des Systems.
Trends im Bereich der Reinigungssoftware
Die Trends in der Reinigungssoftware zeigen, dass das Interesse der Unternehmen an eigener Reinigungssoftware aufgrund der zunehmenden Auslagerung der Reinigungsleistungen an externe Dienstleister sinkt. Aber kennzahlen- und qualitätsbezogene Controllingfunktionalitäten gewinnen für diese Zielgruppen an Bedeutung.
Professionelle Gebäudereinigungsfirmen ziehen weiterhin Eigenentwicklungen vor. Mobile Lösungen sind aufgrund der Arbeitszeit- und Leistungskontrolle gefragt, und viele Unternehmen verwenden bereits Systeme, in denen Flächen- oder Objektdaten erfasst sind.
Betriebsinterne Eigenentwicklungen und Checklisten werden immer mehr von professionellen Softwarelösungen für das Reinigungsmanagement verdrängt. Einfache, modular aufgebaute Produkte sind auch für Kleinbetriebe interessant. Die Komplexität der Softwareangebote wächst jedoch weiterhin, weshalb immer häufiger externe Experten für Beratung hinzugezogen werden.