Organisation und Optimierung der Gebäudereinigung

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Gebäudereinigung durch Organisation und Optimierung

Effiziente Gebäudereinigung erfordert eine sorgfältige Organisation und Optimierung der Reinigungsabläufe. Dazu gehört eine genaue Planung der Reinigungsfrequenz sowie der Einsatz von Reinigungsmitteln und -techniken. Auch die Schulung des Reinigungspersonals ist ein wichtiger Faktor, um eine hohe Reinigungsqualität zu gewährleisten. Zudem können moderne Technologien wie digitale Reinigungspläne und Sensoren zur Überwachung der Reinigungsintensität die Effizienz steigern. Durch die Implementierung dieser Maßnahmen können Zeit und Ressourcen eingespart werden, ohne dabei die Reinigungsqualität zu beeinträchtigen.

prozessorientierte Arbeitsorganisation in der Gebäudereinigung

Eine prozessorientierte Arbeitsorganisation erfordert die Definition der Strategie und Prozesse, die Festlegung der Aufbau- und Ablauforganisation, die Bestimmung der benötigten Kapazitäten, die Definition der Mitarbeiterqualifikationen sowie die kontinuierliche Optimierung der Organisation.

Das Ergebnis dieser Bemühungen ist eine auf die Kundenbedürfnisse abgestimmte Definition von Leistungen und Reinigungsstandards, die Definition von Verantwortlichkeiten und Schnittstellen mit möglichst geringen Schnittstellen, schlanke und flexible Organisationsstrukturen, optimale und transparente Prozesse, ein bereichsübergreifendes und ganzheitliches Denken sowie die Gewährleistung funktions- und praxisgerechter Ausführungen im Rahmen eines flexiblen, ausbaufähigen Systems.

Die Reinigungsorganisation bewirkt die notwendige Sauberkeit und Hygiene auf möglichst wirtschaftlichem Weg

Dabei soll kein Maximierungs-, sondern ein Optimierungsziel angestrebt werden. Dies kann durch kostengünstige Reinigung, sinnvollen Einsatz von Methoden und Geräten, qualifiziertes Personal, flexibles Dienstleistungsangebot und kundenorientierte Dienstleistungen erreicht werden.

Wir empfehlen, die Anspruchsgruppen inklusive des ausführenden Personals in die Reinigungsorganisation einzubeziehen und vernetztes Denken und Handeln zu fördern.

In der Reinigungspraxis werden immer noch Arbeits- und Zeitstudien durchgeführt, um Leistungszahlen zu ermitteln und Arbeitspläne zu erstellen. Dies führt zu einer funktionsorientierten Unternehmensorganisation und einem hohen Kontrollaufwand. Jedoch gibt es einen Trend hin zur ergebnisorientierten Reinigung, bei der der Dienstleistungsgedanke im Vordergrund steht und Mitarbeitende mehr Verantwortung übernehmen. Die Transaktionskostentheorie spielt bei der Fremdvergabe von Reinigungsdienstleistungen eine zentrale Rolle und die Zertifizierung von Organisationen, Produkten und Dienstleistungen wird auch für die Reinigung immer wichtiger.

Die Entwicklung des Managementansatzes Facility Management hat starken Einfluss auf die Reinigungsorganisation.

Koordination, Motivation und Orientierung

Die Koordinationsfunktion bezieht sich auf die Ausrichtung von Einzelaufgaben und Teilaktivitäten auf ein übergeordnetes Ziel.

Die Motivationsfunktion beinhaltet die Kraft im Menschen, die auf ein Ziel hin gerichtet ist und zur Entfaltung drängt, wobei zwischen intrinsischer und extrinsischer Motivation unterschieden wird.

Die Orientierungsfunktion besteht darin, die Gebäudereinigung so zu gestalten, dass die Mitarbeiter/-innen in der Lage sind, relevante Informationen zu verarbeiten und Veränderungen der Umweltbedingungen wahrzunehmen und darauf zu reagieren.

Informationen sind die Basis für Wissenserwerb und Effizienz. Um ein kompetentes und situationsgerechtes Handeln aller zu erreichen, müssen sowohl die individuellen Bedürfnisse als auch die betriebswirtschaftlichen Bedürfnisse erfüllt werden. Die bekanntesten Koordinationsmechanismen sind der Markt, Netzwerke und Hierarchie, wobei die Kommunikation ein oft unterschätzter Koordinationsmechanismus ist.

Intrinsische Motivation kann von Motiven wie Ehrgeiz, Anerkennung oder dem Empfinden, etwas Nützliches zu tun, geleitet werden.

Reorganisation / Optimierung

Durch Reorganisationen können Vorgesetzte ihre Position als Führungskräfte rechtfertigen und ihre Tätigkeiten und Aktivitäten neu ausrichten.

Die Reinigungsorganisation kann durch Reorganisation und Problemlösungsmethoden verbessert werden. Bei Bedarf können partielle oder totale Reorganisationen vorgenommen werden, um Kundenbedürfnisse effizienter zu bewältigen. Erfolgsfaktoren für Reorganisationen sind eine klare Vision, Partizipation, Verankerung der Neuerungen, straffe Prozessorganisation, Setzen von Anreizen sowie das Beachten von Budget- und Zeitvorgaben.

Eine lösungsorientierte Herangehensweise kann auch hilfreich sein, indem zuerst eine Idealsituation skizziert und dann der Weg zur Lösung aufgezeichnet wird. Die Entscheidung, ob situations- oder lösungsorientiert vorgegangen wird, hängt von den Beteiligten ab.

Die Verantwortung für die Reinigung innerhalb einer Organisation kann auf verschiedenen Ebenen liegen

Für den Reinigungsdienst ist es wichtig, eine sinnvolle Organisation festzulegen, um die Aufgaben effizient zu erledigen. Hierbei sind unterschiedliche Regelungsarten wie Organisation, Disposition und Improvisation relevant.

Eine optimale Organisation ist erreicht, wenn alle gleichartigen und sich wiederholenden Vorgänge dauerhaft organisiert sind, was den Mitarbeitern Handlungsspielraum gibt und Eigenverantwortung ermöglicht.

Eine optimal organisierte Reinigung hat viele Vorteile wie Transparenz bezüglich Leistungen und Kosten, Kundenzufriedenheit und Gewährleistung von Sauberkeit und Hygiene. Eine Überorganisation kann jedoch zu starren Prozessen und verminderter Anpassungsfähigkeit führen, während Unterorganisation zu Unzufriedenheit bei Kunden und Mitarbeitern sowie ineffizienter Ressourcenverteilung führen kann.

Kleine Unternehmen haben oft die Reinigungsverantwortung auf der Geschäftsleitungsebene, während mittlere und große Unternehmen Reinigungsdienste in Einheiten wie Facility Management, Hauswirtschaft oder Reinigungsabteilungen bündeln. Externe Reinigungsdienstleister können auch eigenständige Organisationen bilden, aber es ist wichtig zu erkennen, dass Reinigungsdienste immer im Kontext einer Organisation erbracht werden.

Die Aufbauorganisation beschreibt die formalen Strukturen und Abläufe einer Unternehmung

Die kleinste Einheit ist eine Stelle, die Position, Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten definiert. Die Stellenbeschreibung ist ein Hilfsmittel für Mitarbeiterführung. Aus Stellen werden Gruppen gebildet und Hierarchien definiert. Instrumente zur Definition der Aufbauorganisation sind Organigramme, Funktionsbeschreibungen und Stellenbeschreibungen.

Die Ablauforganisation regelt die Reihenfolge von Aufgaben, Material und Personen, um Arbeitsprozesse rationell und wirtschaftlich zu gestalten

Dabei spielen Methoden- und Prozessbeschreibungen eine wichtige Rolle. Organisation und Koordination sind notwendig, wenn mehrere Personen oder komplexe Aufgaben involviert sind, wie zum Beispiel bei der Reinigung von Gebäuden oder Böden.

In der Reinigungsbranche werden hochtechnologisierte Werkzeuge eingesetzt, aber die Taylorismus-Ansatz ist immer noch weit verbreitet in der Arbeitsorganisation. Dies zeigt sich in der Verwendung von Zeit- und Bewegungsstudien, welche Reinigungsaufgaben in einzelne Schritte zerlegen, um Leistungsmetriken zu bestimmen.

Obwohl diese Metriken demotivierend sein können, bilden sie die Grundlage für die Planung und Organisation der Reinigung. Seit den 1990er Jahren gibt es jedoch eine Verschiebung hin zu einer ergebnisorientierten Reinigung, die eine Delegation der Verantwortung an Mitarbeiter und eine ganzheitliche prozessorientierte Managementansatz betont.

In der betrieblichen Realität entstehen neben der formalen Organisation auch informale Strukturen, die ergänzend oder substituierend wirken.

Verkürzte Kommunikationswege können von Vorteil sein, aber menschliche Eigenheiten, sozialer Status, zu lösende Aufgaben und Arbeitsbedingungen können informelle Erscheinungen verursachen. Formale und informelle Organisationsstrukturen bestehen meist nebeneinander. Obwohl kulturelle und informelle Einflüsse 80 % einer Organisation bestimmen, bilden formale und strukturelle Maßnahmen die Basis für das Funktionieren einer Organisation und Reinigungsdienstleistungen.

Strategien, Organisationsstrukturen und Prozessbeschreibungen dienen als Orientierung, während kulturelle Einflüsse transparent gemacht und Störungen verarbeitet werden müssen, um gemeinsame Ziele zu erreichen.