Zeiterfassung im Reinigungsmanagement

Die Zeiterfassung muss durch verschiedene Plausibilitätsprüfungen ergänzt werden, um sicherzustellen, dass die aufgezeichneten Arbeitszeiten tatsächlich mit den erbrachten Leistungen übereinstimmen. Neben traditionellen Methoden werden zunehmend moderne Technologien wie IoT, Schließsysteme und digitale Sensorik eingesetzt.

• Stichprobenkontrollen durch Objektleiter: Regelmäßige und unangekündigte Kontrollen durch Vorgesetzte oder Objektleiter sind eine traditionelle Methode, um sicherzustellen, dass die Reinigungsarbeiten ordnungsgemäß durchgeführt wurden. Diese Kontrollen dienen dazu, die erbrachte Leistung mit der dokumentierten Arbeitszeit abzugleichen.

• Digitale Qualitätssicherungs-Apps: Digitale Plattformen ermöglichen es Objektleitern, Kontrollen systematisch durchzuführen, Mängel zu dokumentieren und die Qualität zu bewerten. Diese Daten können mit den Zeiterfassungsdaten korreliert werden, um sicherzustellen, dass die Reinigungsleistung der erfassten Zeit entspricht.

• Soll-Ist-Vergleich auf Basis von Leistungskennzahlen: Leistungskennzahlen (LKZ) definieren, wie viele Quadratmeter pro Stunde gereinigt werden sollen, abhängig von Raumtyp, Verschmutzungsgrad und Reinigungsmethode. Ein Vergleich zwischen den erfassten Arbeitszeiten und den erwarteten Leistungskennzahlen gibt Hinweise darauf, ob die Reinigungskräfte effizient arbeiten und die erwartete Leistung in der vorgegebenen Zeit erbringen.

• Feedbacksysteme und digitale Portale: Ein regelmäßiges und strukturiertes Kundenfeedback ist ein effektiver Weg, um die Qualität der Reinigungsleistungen zu bewerten. Kunden haben die Möglichkeit, über digitale Portale oder Apps Beschwerden einzureichen oder positive Rückmeldungen zu geben. Beschwerden über nicht ordnungsgemäß gereinigte Flächen können auf Unstimmigkeiten zwischen erfassten Arbeitszeiten und erbrachter Leistung hinweisen.

• Beschwerdeauswertung und Eskalationsprozesse: Das Kundenfeedback wird systematisch ausgewertet, und bei Abweichungen zwischen Zeit und Leistung können Eskalationsprozesse in Gang gesetzt werden, um Ursachen zu analysieren und Maßnahmen zur Verbesserung zu ergreifen.

Innovative Technologien wie das Internet of Things (IoT), elektronische Schließsysteme und digitale Sensorik gewinnen zunehmend an Bedeutung bei der Überwachung von Arbeitszeiten und der Kontrolle der erbrachten Reinigungsleistungen.

• IoT-gestützte Überwachung von Reinigungsabläufen: IoT-Sensoren ermöglichen die Echtzeitüberwachung von Reinigungsabläufen und -zuständen. Sensoren können an verschiedenen Standorten installiert werden, um zu erfassen, wann Reinigungskräfte Räume betreten, wie lange sie sich darin aufhalten und welche Bereiche gereinigt wurden.

• Anwesenheitssensoren: Bewegungssensoren können erkennen, wann ein Raum betreten und verlassen wird. Diese Informationen werden mit den Zeiterfassungsdaten abgeglichen, um sicherzustellen, dass die erfassten Arbeitszeiten den tatsächlichen Arbeitszeiten entsprechen.

• Füllstandssensoren für Verbrauchsmaterialien: Sensoren in Seifenspendern, Toilettenpapierhaltern und Abfalleimern ermöglichen die automatische Meldung, wenn ein Nachfüllen erforderlich ist. Dies kann mit den Arbeitszeiten korreliert werden, um sicherzustellen, dass Verbrauchsmaterialien während der Reinigungszeiten ordnungsgemäß aufgefüllt wurden.

• Schließprotokolle und Zutrittskontrollen: Elektronische Schließsysteme registrieren den Zutritt zu bestimmten Bereichen oder Räumen durch Reinigungskräfte. Diese Schließprotokolle können verwendet werden, um die Anwesenheit und Aufenthaltsdauer der Reinigungskräfte in bestimmten Bereichen zu überprüfen und mit der Zeiterfassung abzugleichen.

• Zugangskarten und Mobilgeräte: Reinigungskräfte verwenden elektronische Zugangskarten oder mobile Geräte, um Zugang zu verschlossenen Räumen zu erhalten. Die Protokolle des Zutrittssystems liefern genaue Informationen darüber, welche Reinigungskraft wann und wo gearbeitet hat, und ermöglichen so eine genaue Plausibilitätsprüfung.

• Sensorbasierte Raumbelegung: Digitale Raumüberwachungssysteme erfassen die Raumbelegung und den Nutzungsgrad der Räume in Echtzeit. Diese Informationen helfen zu bestimmen, ob eine Reinigung zu bestimmten Zeiten erforderlich war und wie effektiv die Arbeitszeit genutzt wurde.

• Digitaler Reinigungsstatus & NFC-Technologie: Reinigungskräfte können mithilfe von NFC-Tags (Near Field Communication) an Raumbereichen, Reinigungswagen oder Geräten den Reinigungsstatus in Echtzeit dokumentieren. Bei Abschluss einer Reinigung wird der Raum digital als "gereinigt" markiert. Diese Daten werden sofort erfasst und stehen für die Qualitätskontrolle zur Verfügung.

Reinigungskräfte spielen eine aktive Rolle in der Dokumentation und Überprüfung ihrer eigenen Arbeitszeiten und Leistungen. Durch die Einbindung der Mitarbeiter kann die Qualität der Reinigungsleistung verbessert und die Genauigkeit der Zeiterfassung erhöht werden.

• Tages- oder Wochenberichte: Reinigungskräfte füllen Selbstkontrollbögen oder Arbeitsprotokolle aus, in denen sie die ausgeführten Arbeiten, Besonderheiten oder Abweichungen von der Routine dokumentieren. Digitale Systeme ermöglichen es, diese Berichte direkt per Smartphone oder Tablet zu erfassen.

• Selbstprüfung und Zielkontrolle: Reinigungskräfte können regelmäßig ihre eigene Leistung prüfen und reflektieren, ob die vorgegebene Zeit effizient genutzt wurde. Das stärkt die Eigenverantwortung und das Qualitätsbewusstsein der Mitarbeiter.

• Ergonomische Schulungen und Arbeitsmethoden: Regelmäßige Schulungen zur Ergonomie, Arbeitsmethodik und richtiger Zeiterfassung fördern effizientes Arbeiten und reduzieren Fehler in der Zeiterfassung.

• Belohnungssysteme und Anreizprogramme: Durch Belohnungen für herausragende Leistungen oder die Einhaltung der vorgegebenen Zeit- und Qualitätsstandards kann die Motivation der Reinigungskräfte gesteigert werden. Eine offene Feedbackkultur ermöglicht es den Mitarbeitern, Anregungen und Verbesserungswünsche aktiv einzubringen.

Die Integration verschiedener Technologien und Methoden zur Zeiterfassung und Plausibilitätsprüfung führt zu einer umfassenden Kontrolle der Reinigungsleistungen und ermöglicht die Optimierung der Arbeitsabläufe.

• Sicherstellung der Qualität und Effizienz: Durch kontinuierliche Überwachung, digitale Protokolle und Echtzeit-Dokumentation kann sichergestellt werden, dass die Reinigungsarbeiten in der vereinbarten Zeit und Qualität ausgeführt werden.

• Optimierung der Ressourcenplanung: Daten aus Zeiterfassung, Sensorik und Leistungskennzahlen ermöglichen eine präzise Planung der Reinigungskräfte und Ressourcen, um Kosten zu minimieren und die Effizienz zu steigern.

• Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Moderne Technologien sorgen für transparente Abläufe, die sowohl für Auftraggeber als auch für Auftragnehmer nachvollziehbar sind. Probleme oder Abweichungen können schnell erkannt und behoben werden.