Smart cleaning: Verhandlungskonzept

Bedarfsermittlung und Leistungsbeschreibung: Ermitteln Sie für jedes Objekt den Flächenumfang, die Nutzungsart (Industrie/Büro) und spezifische Anforderungen (Schmutzarten, Hygieneniveaus, Reinigungsintervalle). Definieren Sie den Smart‑Cleaning‑Scope (Sensorik, Roboter, digitale Qualitätssicherung).

Aufteilung in Lose (optional): Prüfen Sie, ob die Leistung in regionale Lose oder Funktionslose (Industrie vs. Büro) aufzuteilen ist, um mittelständischen Bietern Chancen zu geben.

Erstellung der Vergabeunterlagen:

Leistungsverzeichnis mit detaillierter Auflistung der Flächen, Reinigungsarten, Technikvorgaben und Qualitätszielen.

Eignungskriterien: Erfahrung im Gebäudereinigerhandwerk (Referenzen), Nachweis qualifizierten Personals (Gebäudereiniger‑Meister, Schulungsnachweise), technische Ausstattung (Robotik, Sensorik), Qualitäts‑ und Umweltmanagement (ISO 9001/14001 oder gleichwertig), Tariftreue, Unbedenklichkeitsbescheinigungen.

Zuschlagskriterien mit Gewichtungen (Beispiel: 50 % Preis, 30 % Qualität/Smart‑Cleaning‑Konzept, 10 % Nachhaltigkeit, 10 % Soziale Aspekte). Die Gewichtungen müssen den Bietern vorab bekannt sein.

Vertragsentwurf inklusive Leistungsstörungen, Sanktionen (z. B. Malusregeln gemäß DIN 13549 oder QM‑System), Datenschutzvereinbarungen, Betreiberpflichten, technische Mindeststandards.

Bekanntmachung: Veröffentlichen Sie den Teilnahmewettbewerb (national/europäisch) mit allen relevanten Fristen (Teilnahmeanträge, Angebotsfrist, Verhandlungsrunden).

Anforderung von Teilnahmeanträgen: Bewerber reichen ihre Unterlagen zur Eignung ein (Referenzen, Zertifikate, technische Ausrüstung, Finanzangaben).

Eignungsprüfung: Prüfen Sie die Unterlagen auf Vollständigkeit und Eignung. Nutzen Sie ein Punktesystem, um Unternehmen mit vergleichbaren Referenzen und Technologien zu bewerten.

Auswahl von 3–8 geeigneten Bietern: Wählen Sie anhand der Eignungskriterien mindestens drei und höchstens acht Bewerber aus. Begründen Sie die Auswahl und informieren Sie sowohl ausgewählte als auch nicht ausgewählte Unternehmen unter Wahrung der Vertraulichkeit.

Einladung zur Angebotsabgabe: Die ausgewählten Bieter erhalten die Aufforderung, ein erstes Angebot abzugeben. Dieses Angebot umfasst das Preisangebot, das Smart‑Cleaning‑Konzept und Nachweise zur Erfüllung der Zuschlagskriterien.

Öffnung und Prüfung der Angebote: Prüfen Sie die Angebote zunächst formal (Frist, Vollständigkeit) und verifizieren Sie, dass die Preisblätter, Konzepte und Nachweise vollständig sind.

Bewertung gemäß Zuschlagskriterien (Zwischenbewertung): Ermitteln Sie eine Rangfolge nach dem mitgeteilten Wertungsschema. Diese Zwischenbewertung dient zur Vorbereitung der ersten Verhandlungsrunde; sie wird den Bietern nicht zwingend mitgeteilt, kann aber zur Fokussierung der Gespräche genutzt werden.

Zielsetzung: Die erste Verhandlungsrunde dient der Klärung des Leistungsumfangs, der Zuschlagskriterien und der rechtlichen Rahmenbedingungen. Es können inhaltliche Anpassungen an den Angeboten diskutiert werden, nicht jedoch die Zuschlagskriterien oder deren Gewichtung (Selbstbindung des Auftraggebers).

Inhaltliche Punkte:

Vorstellung des Smart‑Cleaning‑Konzepts durch jeden Bieter (Technologieeinsatz, IoT‑Lösungen, Robotik, digitale Dokumentation).

Klärung offener Fragen zum Leistungsverzeichnis, zu Schnittstellen (z. B. Gebäudeleitsystem, CAFM), zu Personalplanung (Arbeitszeiten, Schulung, Tariftreue) und zu Nachhaltigkeit (Chemikalien, Energieeinsatz).

Diskussion von Risiken und Schnittstellen (z. B. Zusammenarbeit mit Hausmeisterdiensten, Sicherheitsdienst).

Hinweise auf notwendige Anpassungen der Angebote (z. B. Präzisierungen des Leistungsumfangs, definierte Intervalle, technische Spezifikationen).

Grundsätze: Alle Bieter erhalten dieselben Informationen. Sie dürfen ihre Angebote überarbeiten, aber nicht gemeinsam verhandeln (keine Parallelverhandlungen). Die Verhandlungsrunden müssen transparent dokumentiert werden (Protokolle).

Ergebnis der ersten Runde: Auftraggeber sendet ein Gesprächsprotokoll an die Bieter und fordert sie auf, bis zur nächsten Runde ein überarbeitetes Angebot einzureichen (mit Anpassung an die im Gespräch erörterten Punkte).

Zielsetzung: Auf Basis der Ergebnisse der technischen Klärung reichen die Bieter ein endgültig überarbeitetes Angebot ein und nehmen an einer zweiten Verhandlungsrunde teil.

Inhaltliche Punkte:

Finale Klärung offener Punkte, etwa Anpassung der Leistungsverzeichnisse, präzisierte Zeitpläne für die Implementation von Sensorik und Robotik, Integration in vorhandene Systeme (CAFM/ERP).

Diskussion der Preisstruktur: Der Auftraggeber prüft, ob die Preise realistisch und auskömmlich sind (Preisprüfung) und ob alle Kostenpositionen transparent dargestellt sind.

Festlegung der endgültigen Vertragsbedingungen, insbesondere SLA/KPI‑Regelungen, Sanktionen/Malus bei Nichterfüllung, Eskalationswege und Berichtspflichten.

Grundsätze: Die abschließenden Verhandlungen dürfen den Kern der Vergabe (Zuschlagskriterien, Gewichtungen) nicht verändern, sondern nur zur Präzisierung der Angebote dienen. Der Auftraggeber wahrt die Gleichbehandlung der Bieter.

Abgabe des endgültigen Angebots: Nach der zweiten Verhandlungsrunde haben die Bieter eine verbindliche Frist zur Abgabe ihrer finalen Angebote. Diese gelten dann als Grundlage für die endgültige Bewertung.

Zweck: Nach der zweiten Verhandlungsrunde findet eine technische Klärung statt, um die Funktionsfähigkeit und Normkonformität der vorgeschlagenen Smart‑Cleaning‑Lösungen zu überprüfen.

Prüfpunkte:

Demonstration der Reinigungsroboter: Bieter zeigen die Leistungsfähigkeit und Sicherheit ihrer Roboter (z. B. Navigationsgenauigkeit, Reinigungsleistung, Hinderniserkennung, Interaktion mit Personen).

Sensorik und IoT: Vorführung der eingesetzten Sensoren (Füllstandssensoren, Präsenzsensorik) und deren Einbindung in die digitale Plattform (z. B. Echtzeit‑Datenübertragung, Datenschutz).

Qualitätsmesssystem: Nachweis, dass das Qualitätsmonitoring den Anforderungen der DIN 13549 entspricht und dass es sich an die objektspezifischen Besonderheiten anpassen lässt. Systeme sollten objektive, reproduzierbare Prüfungen ermöglichen (z. B. Checklisten gemäß DIN 13549, Annahmestichproben nach ISO 2859‑1/2).

Umweltverträglichkeit: Prüfung der Reinigungsmittel (z. B. Produkte mit Umweltzeichen), Nachweis sparsamer Ressourcenverwendung (Wasser‑/Energieeffizienz), Konzept zur Abfallvermeidung.

Datenschutz und IT‑Sicherheit: Überprüfung der Einhaltung von Datenschutz (DSGVO), inklusive Einwilligungs‑/Informationspflichten für Gebäudenutzer bei Sensorik.

Bewertung: Die technischen Klärungen fließen in die Bewertung des Qualitätskriteriums ein. Werden wesentliche Mindestanforderungen nicht erfüllt (z. B. fehlende Sicherheitsfunktionen bei Robotern, nicht normkonforme Qualitätssicherung), kann ein Angebot ausgeschlossen werden.

Dokumentation: Erstellen Sie für jede Vorführung ein Prüfprotokoll. Der Auftraggeber darf nur dokumentierte und objektiv vergleichbare Prüfergebnisse verwenden. Die Ergebnisse werden den Bietern in anonymisierter Form mitgeteilt.

Rechenfehler und Unklarheiten werden aufgeklärt

Endgültige Angebotsprüfung:

Formale Prüfung: Vollständigkeit, fristgerechte Abgabe, rechnerische Richtigkeit.

Eignung: Erneute Prüfung, ob wesentliche Änderungen seit der ersten Eignungsprüfung vorliegen.

Bewertung anhand der Zuschlagskriterien:

Preis (50 %): Bewertung auf Grundlage der Gesamtkosten für die definierten Leistungszeiträume und ‑umfänge. Niedrigster Preis erhält die höchste Punktzahl; andere Preise werden prozentual abgewertet.

Smart‑Cleaning‑Konzept und Qualität (30 %): Bewertung der technologischen Lösung, ihrer Integration, Innovationsgrad und der Einhaltung der Normen (DIN 13549, RAL‑GZ 902, DSGVO).

Nachhaltigkeit (10 %): Umweltfreundliche Reinigungsmittel, Ressourcenschonende Verfahren, CO₂‑Reduktion, Recyclingkonzepte.

Soziale Aspekte (10 %): Tariftreue, Schulungskonzept, Arbeitszeitmodelle, Mitarbeiterzufriedenheit.

Wertungssystem: Entwickeln Sie eine nachvollziehbare Punkte‑ bzw. Bewertungsmatrix (z. B. 0–10 Punkte pro Kriterium) und multiplizieren Sie diese Punkte mit der Gewichtung.

Transparenz und Dokumentation: Legen Sie die Bewertungsformel sowie die erreichten Punkte in einem Vergabevermerk offen.

Zuschlagsentscheidung: Erteilen Sie den Zuschlag auf das Angebot mit der höchsten Gesamtpunktzahl – das wirtschaftlich günstigste Angebot. Informieren Sie die Bieter über die Entscheidung (Bieterinformation nach § 134 GWB).

Prüfung unangemessener Preise: Falls der Preis eines Angebots signifikant vom durchschnittlichen Preis abweicht, führen Sie eine Auskömmlichkeitsprüfung durch (z. B. Nachforderung von Kalkulationsgrundlagen).

Vertragsabschluss: Nach Ablauf der Stillhaltefrist schließen Sie den Vertrag ab. Dokumentieren Sie alle Anlagen (Leistungsverzeichnis, Pflichtenheft, Abnahmeprotokolle).

Leistungsumfang und SLA/KPIs: Der Vertrag sollte detaillierte Leistungsbeschreibungen und messbare KPIs enthalten – etwa Reinigungsintervalle pro Raumkategorie, maximale Anzahl zulässiger Mängel, Reaktionszeiten bei Nachreinigungen, Verfügbarkeitszeiten von Robotern.

Qualitätssicherung: Der Dienstleister verpflichtet sich zur fortlaufenden Qualitätsüberwachung gemäß DIN 13549. Der Auftraggeber führt Stichprobenprüfungen durch; bei Abweichungen greifen definierte Eskalationsmechanismen (Malus, Nachbesserungen).

Personal und Schulung: Der Auftragnehmer muss tarifgerechte Entlohnung garantieren und regelmäßige Schulungen zu Arbeits‑, Datenschutz‑ und Sicherheitsvorschriften durchführen.

Umwelt und Nachhaltigkeit: Verpflichtung zum Einsatz ökologischer Reinigungsmittel, zur Ressourcenschonung und zur Abfallvermeidung. Der Anbieter legt regelmäßig Nachhaltigkeitsberichte vor.

Technischer Support und Innovation: Der Auftragnehmer stellt sicher, dass digitale Systeme, Sensoren und Roboter funktionsfähig sind, Updates erhalten und datenschutzkonform betrieben werden.

Haftung und Versicherung: Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung, um Schäden an Gebäuden oder Personen abzudecken; Haftungsregelungen für digitale Fehler (z. B. Datenverlust) festlegen.

Laufzeit und Verlängerungsoption: Vereinbaren Sie eine Grundlaufzeit (z. B. 2–4 Jahre) mit Option auf Verlängerung; definieren Sie Kündigungsrechte bei Nichterfüllung oder gravierenden Mängeln.

Rechte an Daten: Regeln Sie die Datenhoheit (Sensor‑Daten gehören dem Auftraggeber), den Zugriff und die Löschungspflichten.

Kontinuierliche Überwachung: Verwenden Sie ein digitales QM‑System, das Stichprobenkontrollen gemäß DIN 13549 durchführt. Dokumentieren Sie alle Ergebnisse und leiten Sie Korrekturmaßnahmen ein.

Malussystem und Boni: Definieren Sie monetäre Abzüge bei Nichterfüllung (z. B. bei Unterschreitung der Qualitätsschwelle) und Boni bei überdurchschnittlicher Leistung.

Notfallplanung: Vereinbaren Sie Notfallmaßnahmen (z. B. Ersatzpersonal, Notfallreinigung) bei Ausfällen von Robotern oder Personalausfall.

Eskalationsmechanismus: Einrichtung eines Lenkungsausschusses aus Auftraggeber und Auftragnehmer, der regelmäßig (z. B. quartalsweise) tagt, um Leistungsberichte zu besprechen und Anpassungen vorzunehmen.

Alle Bieter müssen während des gesamten Prozesses gleich behandelt werden. Informationen aus den Verhandlungen dürfen nicht selektiv an einzelne Bieter weitergegeben werden.

Die Zuschlagskriterien und deren Gewichtung sind vorab festzulegen und in der Bekanntmachung bzw. den Vergabeunterlagen zu veröffentlichen. Eine Änderung der Kriterien während des Verfahrens ist unzulässig.

Bei Bezugnahme auf Gütezeichen wie RAL‑GZ 902 ist stets ein gleichwertiger Nachweis zuzulassen, um den Grundsatz der Nichtdiskriminierung zu wahren.