Reinigungsvertrag für Smart-Cleaning-Dienstleistungen

Die Vertragslaufzeit beginnt mit einer definierten Start-up-Phase, in der der Auftragnehmer die Dienstleistungen schrittweise implementiert. Diese Implementierungsphase dient der Vorbereitung und dem Test aller Abläufe, insbesondere bei erstmaliger Leistungserbringung oder bei Übernahme von einem bisherigen Dienstleister.

• Objektanalyse und Detailplanung: Durchführung einer gründlichen Objektbesichtigung und Abstimmung der Leistungsdefinition mit dem Auftraggeber. Alle Anforderungen, besonderen Objektbedingungen und einzusetzenden Technologien werden gemeinsam identifiziert und dokumentiert. Der Auftragnehmer erstellt Revierpläne (Anlage B) und einen Einsatzplan für Personal und ggf. Reinigungsroboter.

• Implementierung und Schulung: Festlegung der Arbeitsprozesse und intensive Schulung des eingesetzten Reinigungspersonals vor Ort. Alle Mitarbeiter werden objektspezifisch eingewiesen, um ein einheitliches Verständnis der Leistungserbringung sicherzustellen. Dies umfasst auch die Bedienung von Sensorik, digitalen Tools und Cobots (Reinigungsrobotern).

• Parallelbetrieb (Übergangsphase): Sofern vereinbart, erfolgt ein Parallelbetrieb der neuen Smart-Cleaning-Prozesse neben den bestehenden Reinigungsabläufen des Vorgängers oder parallel mit manuellen Prozessen. Dieser Parallelbetrieb (üblicherweise für eine gewisse Wochenanzahl) dient der Qualitätssicherung und dem Feintuning der Abläufe, bevor in den Vollbetrieb gewechselt wird. Während dieser Zeit werden Leistungsdaten gesammelt und mit den vereinbarten KPI verglichen, um sicherzustellen, dass die Zielniveaus erreicht werden. Gegebenenfalls werden Anpassungen vorgenommen, um Effizienz und Qualität zu optimieren.

• Abnahme der Start-up-Phase: Nach Ende der Implementierungs-/Parallelphase führen Auftraggeber und Auftragnehmer gemeinsam eine Bewertung durch. Der Auftraggeber bestätigt die erfolgreiche Implementierung und Funktionsfähigkeit der Leistungen (ggf. mittels eines Abnahmeprotokolls), sofern die vereinbarten Leistungsstandards erreicht sind. Offene Punkte oder Mängel werden dokumentiert und vom Auftragnehmer unverzüglich behoben.

Die Start-up-Phase gewährleistet einen reibungslosen Übergang und stellt sicher, dass Smart Cleaning nahtlos in die Betriebsabläufe des Auftraggebers integriert wird. Beide Parteien benennen Ansprechpartner, die in dieser Phase eng zusammenarbeiten und etwaige Schnittstellenprobleme oder Anlaufschwierigkeiten umgehend klären.

Der Auftragnehmer erbringt umfassende Reinigungsleistungen nach dem Prinzip des Smart Cleaning. Der genaue Leistungsumfang ist in Anlage A: Leistungsbeschreibung festgelegt.

• Unterhaltsreinigung: Regelmäßige Reinigung und Pflege aller vereinbarten Flächen (Büros, Sanitäranlagen, Verkehrsflächen, Produktionsbereiche etc.) nach festgelegten Intervallen. Hierzu gehören z. B. Staubwischen, Fußbodenreinigung (trocken und feucht), Abfallentsorgung, Sanitärreinigung und sonstige Routineaufgaben, um ein dauerhaft sauberes Umfeld sicherzustellen.

• Glas- und Fassadenreinigung: Reinigung von Fensterflächen, Glasfassaden, Eingangstüren und sonstigen Verglasungen in den vereinbarten Intervallen. Wo möglich wird entmineralisiertes Wasser (Reinwasser) eingesetzt, um ohne zusätzliche Chemikalien streifenfreie Ergebnisse zu erzielen. Dadurch wird auf den Einsatz von Reinigungschemikalien bei der Glasreinigung verzichtet, was umweltfreundlich ist und mineralische Rückstände auf den Scheiben verhindert.

• Sonderreinigungen: Nach Bedarf durchzuführende Spezial- oder Grundreinigungen. Hierzu zählen z. B. Grundreinigungen von Bodenbelägen, Teppichreinigungen, Fassadenreinigungen, Tiefgaragenreinigung, Bauabschluss- oder Baureinigungen, Desinfektionsreinigungen sowie sonstige außerplanmäßige Reinigungsaufgaben. Die Notwendigkeit und der Umfang solcher Sonderleistungen werden separat vereinbart und sind ebenfalls in der Leistungsbeschreibung bzw. in Anlage F (Preisverzeichnis) mit Einheitspreisen hinterlegt.

• Tagesdienst und Interimsreinigungen: Stellung von Reinigungspersonal während der Betriebszeiten des Auftraggebers (z. B. Tageskräfte oder Hausmeisterservice) für laufende Reinigungsaufgaben tagsüber. Diese Kräfte erledigen u. a. die Beseitigung akuter Verschmutzungen (z. B. in Eingangsbereichen oder Sanitäranlagen), das Nachfüllen von Verbrauchsmaterialien (Seife, Handtuchpapier etc.) sowie sonstige Unterstützungsleistungen vor Ort. Umfang und Arbeitszeiten des Tagesdienstes werden objektspezifisch vereinbart.

• Robotik-unterstützte Reinigung: Einsatz von Reinigungsrobotern (autonome oder kollaborative Reinigungssysteme, sog. Cobots) für geeignete Aufgaben, insbesondere großflächige Bodenreinigung in Hallen, Fluren oder offenen Räumen. Diese smarten Reinigungsgeräte navigieren mittels Sensorik selbstständig durch die Räumlichkeiten und führen definierte Reinigungsaufträge aus. Der Roboter-Einsatz erfolgt vor allem außerhalb der Kernarbeitszeiten oder in geringer frequentierten Zeiten, kann aber dank leiser Betriebsweise auch parallel zum Tagesbetrieb stattfinden. Die Robotik wird dabei stets als Ergänzung zum manuellen Personal verstanden – Routine- und schwere Tätigkeiten (z. B. großflächiges Saugen oder Scheuern) übernimmt der Roboter, während das Personal sich auf komplexere oder manuelle Detailreinigungen konzentrieren kann.

Die vereinbarten Leistungen werden fachgerecht und nach dem Stand der Technik erbracht. In der Leistungsbeschreibung (Anlage A) sind Qualitätsniveaus, Reinigungshäufigkeiten, Flächen und Raumkategorien sowie einzusetzende Reinigungsmethoden je Bereich definiert. Ebenfalls enthalten sind spezifische Vorgaben, z. B. Verwendung bestimmter Reinigungsmittel oder -geräte, Zeiten, zu denen die Arbeiten durchzuführen sind (z. B. außerhalb von Bürozeiten), sowie besondere Anforderungen einzelner Bereiche (z. B. Reinraumreinigung, Hygienebereiche, Labore etc.).

Ein zentrales Merkmal dieses Vertrags ist der Einsatz moderner Technologien im Reinigungsprozess.

• Sensorik und IoT: In den betreuten Objekten werden Sensoren eingesetzt, die Reinigungsbedarfe in Echtzeit melden können. Beispielsweise erfassen Bewegungs- oder Belegungssensoren die Nutzungshäufigkeit von Räumen oder den Füllstand von Abfallbehältern bzw. Verbrauchsmaterialien. Diese Daten werden vom Auftragnehmer ausgewertet, um den Reinigungsplan dynamisch anzupassen (sog. bedarfsgesteuerte Reinigung). Durch solche IoT-Technologien erhält das Reinigungsteam sofortige Informationen darüber, wo akuter Reinigungsbedarf besteht. Dies erhöht die Reaktionsgeschwindigkeit und stellt sicher, dass kritische Bereiche umgehend gereinigt werden (“Dynamic Cleaning”-Prinzip).

• QR-Codes und digitale Nachweissysteme: Der Auftragnehmer nutzt ein digitales System zur Leistungserfassung. In den zu reinigenden Räumen oder Bereichen können QR-Code Marker oder NFC-Chips angebracht sein. Das Reinigungspersonal scannt diese mit einer App, um Beginn und Ende der Reinigung zu dokumentieren. Dadurch entsteht ein transparenter, digitaler Leistungsnachweis aller durchgeführten Arbeiten (wer, wann, wo, was gereinigt hat). Der Auftraggeber kann auf Wunsch auf ein Reporting-Portal zugreifen, um Reinigungsnachweise, Zeitstempel und ggf. Fotos vor/nach der Reinigung einzusehen. Dieses digitale System dient zugleich der Qualitätskontrolle und Abrechnung (z. B. als Basis für Leistungsberichte, siehe Qualitätssicherungsplan in Anlage C).

• Reinigungsrobotik (Cobots): Wie oben beschrieben, setzt der Auftragnehmer modernste Reinigungsroboter ein, wo dies sinnvoll ist. Diese Roboter verfügen über fortschrittliche Sensoren zur Umfelderkennung und KI-basierte Navigation, um Hindernisse zu umgehen und die effizientesten Routen zu planen. Sie können z. B. große Bodenflächen kehren, saugen oder scheuern und eigenständig zu Ladestationen zurückkehren. Abbildung unten: Ein Beispiel eines autonomen Reinigungsroboters im Einsatz in einem öffentlichen Gebäude. Der Auftragnehmer gewährleistet, dass alle eingesetzten Roboter den geltenden Sicherheitsstandards entsprechen (z. B. Kollisionsvermeidung, Not-Stopp-Funktionen) und nahtlos mit dem menschlichen Reinigungsteam zusammenarbeiten. Die Kombination aus menschlicher Arbeitskraft und Robotik ermöglicht eine hochproduktive und gleichmäßige Reinigungsleistung, selbst in großen oder komplex strukturierten Objekten.

• Digitale Kommunikationsplattform: Für die Abstimmung zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer stellt der Dienstleister ein digitales Tool (z. B. eine Facility-Service-App oder Webportal) bereit. Darüber können Meldungen von Verschmutzungen oder Sonderaufträgen in Echtzeit gemeldet werden, Leistungsberichte abgerufen, Feedback gegeben und Störfälle gemanagt werden. Schnittstellen zu gängigen Facility-Management-Systemen des Auftraggebers werden bereitgestellt (siehe nächster Abschnitt).

Durch diese Technologien wird Transparenz und Effizienz der Dienstleistung deutlich erhöht. Alle digitalen Systeme werden vom Auftragnehmer datenschutzkonform betrieben (siehe Abschnitt Datenschutz und Geheimhaltung). Der Auftragnehmer trägt die Verantwortung für die Bereitstellung, Wartung und Aktualisierung der eingesetzten Smart-Cleaning-Systeme während der Vertragslaufzeit. Technologische Weiterentwicklungen – etwa neue Sensortypen oder verbesserte Robotermodelle – können nach Absprache und ggf. Anpassung der Vertragsbedingungen integriert werden, um den Service kontinuierlich zu optimieren.

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, seine Reinigungsdienstleistungen eng mit den Facility-Management-Prozessen des Auftraggebers abzustimmen. Ziel ist ein nahtloses Schnittstellenmanagement, sodass Reinigung nicht isoliert, sondern als integrierter Bestandteil des Gebäudebetriebs erfolgt.

• Datenaustausch und CAFM-Anbindung: Sämtliche leistungsspezifischen Daten (z. B. Reinigungspläne, -nachweise, Qualitätsberichte) können über definierte Schnittstellen in das hauseigene CAFM-System (Computer Aided Facility Management System) des Auftraggebers eingespeist werden. Dadurch hat der Auftraggeber stets einen aktuellen Überblick im eigenen System. Auf Wunsch kann die Dokumentation auch in anderen Formaten (inkl. grafischer 3D-Darstellungen von gereinigten Flächen) zur Verfügung gestellt werden. Der Auftragnehmer passt sich an die vorhandene IT-Umgebung an oder stellt alternativ ein eigenes FM-Portal zur gemeinsamen Nutzung bereit.

• Abstimmung mit anderen FM-Gewerken: Die Reinigung wird zeitlich und organisatorisch mit anderen Dienstleistungen im Gebäude koordiniert. Beispielsweise erfolgt eine enge Absprache mit dem technischen Facility Management (z. B. Wartungsteams) oder dem Sicherheitsdienst, um gegenseitige Beeinträchtigungen zu vermeiden. Wartungsarbeiten, die bestimmte Bereiche betreffen, werden vom Auftraggeber rechtzeitig angekündigt, damit der Reinigungsplan angepasst werden kann – und umgekehrt informiert der Reinigungsteamleiter den Auftraggeber bzw. andere Dienstleister, falls Reinigungsarbeiten besonderen Zugang erfordern oder z. B. Aufzüge blockiert werden müssen. Ein klar definierter Kommunikationsfluss (etwa regelmäßige Abstimmungsmeetings oder ein digitales Ticket-System) gewährleistet die reibungslose Zusammenarbeit aller Beteiligten.

• Meldungen und Störfallmanagement: Es wird ein Verfahren festgelegt, wie besondere Vorkommnisse gehandhabt werden. Entdeckt das Reinigungspersonal während seiner Arbeit technische Defekte, Sicherheitsrisiken oder ungewöhnliche Vorfälle (z. B. Wasserleck, Einbruchsspuren, Ungezieferbefall), so meldet es dies unverzüglich an die zuständige Stelle des Auftraggebers. Umgekehrt informiert der Auftraggeber den Auftragnehmer bei außerplanmäßigen Anforderungen (z. B. zusätzliche Reinigung nach einer Veranstaltung oder bei Havarien). Hierfür werden Notfallkontakte benannt und Reaktionszeiten vereinbart (ggf. als Teil der SLA).

• Zugang und Berechtigungen: Der Auftraggeber sorgt dafür, dass das Reinigungsteam die erforderlichen Zugangsberechtigungen für alle zu reinigenden Bereiche erhält (Schlüssel, Transponder oder digitale Zutrittsrechte). Beide Parteien stellen sicher, dass Zugangsregelungen dokumentiert sind und Unbefugten kein Zutritt ermöglicht wird. Der Auftragnehmer verwaltet die erhaltenen Zugangsmittel sorgfältig und gibt sie bei Vertragsende oder auf Verlangen jederzeit zurück. Ein Verlust von Schlüsseln oder Zugangsmedien wird sofort gemeldet; eventuelle Folgekosten (z. B. Schlosswechsel) trägt der Auftragnehmer, falls ihm die Verantwortung obliegt.

• Ansprechpartner und Reporting: Beide Seiten benennen qualifizierte Ansprechpartner für die Vertragsbetreuung. Der Auftragnehmer stellt z. B. einen Objekt- oder Teamleiter, der für die operative Steuerung vor Ort verantwortlich ist und als primäre Schnittstelle zum Facility Manager des Auftraggebers fungiert. Es werden regelmäßige Meetings oder Rundgänge (z. B. monatlich/vierteljährlich) vereinbart, um die Leistungserbringung zu evaluieren, Verbesserungen zu besprechen und ggf. veränderte Anforderungen aufzunehmen.

Durch diese enge Integration wird gewährleistet, dass die Reinigungsleistung im Kontext des gesamten Gebäudebetriebs optimal erbracht wird. Prozesse und IT-Schnittstellen sind so gestaltet, dass Doppelarbeit vermieden wird und Transparenz über alle Facility-Services hinweg besteht. Sollten Schnittstellenprobleme auftreten (technisch oder organisatorisch), werden die Parteien kooperativ Lösungen entwickeln, um den kontinuierlichen Serviceablauf sicherzustellen.

Qualitätsmanagement bildet einen Kernbestandteil dieses Vertrags. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, ein Qualitätsmanagementsystem gemäß DIN EN 13549 umzusetzen und die Reinigungsqualität nach den Vorgaben dieser Norm sicherzustellen. Die DIN EN 13549 definiert Grundanforderungen und Empfehlungen für Qualitätsmesssysteme in der Gebäudereinigung und stellt sicher, dass eine umweltschonende und verträgliche Reinigung erfolgt, unter Einsatz nicht gesundheitsschädigender Mittel und mit Erhalt der Bausubstanz, sowie dass ein europaweit einheitliches Messsystem für die Dienstleistungsqualität vorliegt. Entsprechend richtet der Auftragnehmer sein Qualitätssicherungsverfahren aus.

Konkret werden zur Qualitätssteuerung Service Level Agreements (SLAs) und Key Performance Indicators (KPIs) vereinbart, die in Anlage C: Qualitätssicherungsplan festgehalten sind.

• Definierte Qualitätskriterien: Für jede Leistungsart (Unterhaltsreinigung, Glasreinigung etc.) sind messbare Qualitätskriterien festgelegt. Beispielsweise können Sauberkeitsgrade nach Sichtprüfung definiert sein (nach einer Reinigung dürfen keine sichtbaren Verschmutzungen, Staub oder Wasserflecken vorhanden sein), oder es gibt Toleranzwerte für z. B. maximale Partikelanzahl bei Reinraumreinigung. Diese Kriterien orientieren sich an Branchenstandards und ggf. spezifischen Objekterfordernissen des Auftraggebers.

• Inspektions- und Prüfzyklen: Der Auftragnehmer führt regelmäßige Qualitätskontrollen durch, z. B. in Form von Begehungen oder Stichprobenprüfungen (Eigenkontrolle). Zusätzlich hat der Auftraggeber das Recht, selbst oder durch Dritte Qualitätsprüfungen (Fremdkontrolle) vorzunehmen. Die Frequenz solcher Prüfungen und die Methodik (Checklisten, Scoring-System) sind im Qualitätssicherungsplan beschrieben. Als Referenz dient die DIN EN 13549, die ein Bewertungssystem für Reinigungsqualität vorgibt.

• Dokumentation und Nachweise: Alle durchgeführten Qualitätskontrollen werden dokumentiert. Ergebnisse fließen in Berichte ein, die dem Auftraggeber regelmäßig vorgelegt oder online zugänglich gemacht werden. Moderne digitale Tools (z. B. CAFM-Auszüge, Prüfprotokolle via App) unterstützen diese Dokumentation. Damit wird ein rechtssicherer Nachweis der erbrachten Leistung und der Qualität geführt.

Es werden bestimmte KPIs verfolgt, um die Servicequalität und -effizienz zu messen.

• Reinigungsqualität-Score (z. B. pro Bereich ermittelte Sauberkeitspunktzahl bei Inspektionen),

• Reklamationsquote (Anzahl berechtigter Beschwerden pro Monat in Relation zu durchgeführten Reinigungen),

• Reaktionszeit auf Ad-hoc-Reinigungsanforderungen oder Störungsmeldungen (z. B. Zeitspanne zwischen Meldung einer Verschmutzung und Beginn der Reinigung),

• Erfüllungsgrad der Reinigungspläne (Prozentsatz der planmäßig durchgeführten Reinigungen im Vergleich zum Soll, unter Berücksichtigung zulässiger Abweichungen),

• Personalverfügbarkeit/Zuordnung (z. B. Soll-Ist-Besetzung der vereinbarten Reinigungskräfte, Fehlzeitenquote).

• Service Level / Zielwerte: Für die oben genannten KPIs oder Qualitätskriterien werden konkrete Zielwerte oder Toleranzgrenzen definiert. Z.B. könnte vereinbart sein, dass der Sauberkeits-Score bei internen Audits mindestens 99 % betragen muss, oder dass Beschwerden innerhalb von 24 Minuten behoben werden. Diese Zielgrößen bilden die vertraglichen Service Levels. Werden sie über einen bestimmten Zeitraum nicht eingehalten, greift ein im Vertrag geregelter Eskalationsprozess.

• Korrekturmaßnahmen & Eskalation: Bei Abweichungen von den vereinbarten Qualitätsstandards wird der Auftragnehmer proaktiv Korrekturmaßnahmen ergreifen. Dies kann die Nachreinigung betroffener Bereiche auf eigene Kosten, zusätzliche Schulungen des Personals oder organisatorische Anpassungen umfassen. Der Qualitätssicherungsplan sieht zudem ein Eskalationsverfahren vor: Sollte die Leistung wiederholt oder gravierend von den Vereinbarungen abweichen, hat der Auftraggeber das Recht, mit dem Auftragnehmer Managementgespräche zu führen und ggf. einen Maßnahmenplan zu verlangen. Im Extremfall können Bonus-Malus-Regelungen oder eine außerordentliche Kündigung zum Tragen kommen, wenn trotz wiederholter Aufforderung keine Verbesserung erzielt wird. Solche Regelungen zur Qualitätssicherung und etwaigen Sanktionen sind erstmals fester Bestandteil moderner FM-Verträge und erhöhen die Verbindlichkeit der vereinbarten Leistungsniveaus.

Der Auftragnehmer orientiert sich an Best Practices des Qualitätsmanagements (Plan-Do-Check-Act-Zyklus) und betreibt kontinuierliche Verbesserung der Reinigungsprozesse. Er erfüllt zudem ggf. branchenübliche Zertifizierungen oder ist Mitglied einschlägiger Gütegemeinschaften (z. B. RAL Gütezeichen Gebäudereinigung), was bedeutet, dass er regelmäßig extern auf Qualität und Tariftreue überprüft wird.

Durch die Umsetzung von DIN EN 13549 und die Vereinbarung klarer KPIs/SLA wird Transparenz geschaffen und für beide Parteien nachvollziehbar, dass die Reinigungsleistung den vereinbarten Standards entspricht. Dies ermöglicht dem Auftraggeber, Nachhaltigkeit im Facility Management auch im Bereich Reinigung nachzuweisen – bis hin zu ESG-Reporting, falls erforderlich.

Die Vertragsparteien legen großen Wert auf Nachhaltigkeit, Umweltschutz und Ressourcenschonung bei der Dienstleistungserbringung. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, ein nachhaltigkeitsoptimiertes Reinigungskonzept umzusetzen, das ökologische Aspekte gemäß modernen Standards und (wo anwendbar) den Zielen von ESG (Environmental, Social, Governance) berücksichtigt.

• CO₂-Reduktion: Der Auftragnehmer bemüht sich, den CO₂-Fußabdruck der Reinigungstätigkeiten so gering wie möglich zu halten. Dazu gehören der Einsatz energieeffizienter Maschinen (z. B. Staubsauger mit geringem Stromverbrauch oder Reinigungsautomaten mit Energiesparmodus) und optimaler Tourenplanung zur Minimierung von Fahrwegen. Falls Fahrzeuge für den Transport von Personal/Material eingesetzt werden, sollen bevorzugt umweltfreundliche Fahrzeuge (Elektro-/Hybridantrieb) verwendet werden. Der Auftragnehmer führt auf Wunsch des Auftraggebers Aufzeichnungen über den geschätzten CO₂-Ausstoß der Dienstleistung und berichtet im Rahmen von ESG-Vorgaben hierüber.

• Energieeffizienz: Die Reinigung wird unter Berücksichtigung des Energieverbrauchs optimiert. Beispielsweise werden Maschinen nur bei Bedarf eingeschaltet, Beleuchtung in Bereichen, in denen gereinigt wird, nur für die unbedingt nötige Zeit genutzt, und zeitintensive Maschinenarbeiten (wie Nutzung von Automatiktrocknern) auf das Notwendige begrenzt. Technische Geräte entsprechen mindestens den aktuellen Energieeffizienzstandards. Sofern im Objekt Sensorik vorhanden ist, die z. B. das Licht steuert, bindet der Auftragnehmer diese in sein Konzept ein (Reinigung möglichst in Bereichen, wo ohnehin Licht an ist, etc.).

• Wassereinsparung und -aufbereitung: Der Auftragnehmer reduziert den Wasserverbrauch durch effiziente Verfahren. Bei Nassreinigungen wird möglichst das Osmoseverfahren mit entmineralisiertem Wasser eingesetzt, insbesondere für Glas- und Fassadenreinigung. Dieses Reinwasserverfahren hat eine hohe Reinigungskraft und vermeidet den Einsatz von Chemikalien sowie das manuelle Nachtrocknen. Insgesamt wird nur so viel Wasser verbraucht, wie zur Gewährleistung der Hygiene nötig ist; Mopps und Tücher werden vorportioniert befeuchtet (Dosierungssysteme), um überschüssiges Wasser zu vermeiden.

• Chemikalieneinsatz minimieren: Wo immer möglich verzichtet der Auftragnehmer auf Reinigungschemikalien oder ersetzt sie durch umweltverträgliche Mittel. Beispielsweise kommen mikrofaserbasierte Methoden zum Einsatz, die oft ohne Reinigungsmittel auskommen (z. B. staubbindendes Wischen mit Mikrofaser). Bei Grundreinigungen werden bevorzugt mechanische Verfahren angewandt, etwa maschinelle Reinigung mit Pads und orbitalen Bewegungen, die Beläge ohne Chemie entfernen. Sollte der Einsatz von Reinigungsmitteln nötig sein, so werden möglichst ökologisch abbaubare, kennzeichnungsarme Produkte verwendet. Gefahrstoffe werden vermieden oder auf ein Minimum begrenzt, um Mensch und Umwelt zu schonen. Sicherheitsdatenblätter aller eingesetzten Chemikalien werden dem Auftraggeber vorgelegt und in Anlage A/Dokumentation hinterlegt.

• Abfallmanagement: Im Rahmen der Reinigung anfallende Abfälle (z. B. eingesammelter Müll, Leuchtstoffröhren, Verpackungen von Verbrauchsmaterial) werden vom Auftragnehmer sachgerecht getrennt und entsorgt. Der Auftragnehmer beachtet die Mülltrennungsrichtlinien des Auftraggebers. Verbrauchsmaterial wie Putzlappen wird möglichst wiederverwendet (z. B. Verwendung waschbarer Mikrofasertücher statt Einwegmaterial). Leere Chemikalienbehälter und sonstige gefährliche Abfälle werden gemäß den gesetzlichen Vorgaben entsorgt.

• Material- und Ressourcenschonung: Durch vorausschauende Planung und moderne Verfahren trägt der Auftragnehmer zur Ressourceneffizienz bei. So wird z. B. das staubbindende Wischverfahren genutzt, um den Verbrauch von Wasser und Reinigern zu reduzieren. Zudem kommen umweltfreundliche Reinigungsmaschinen zum Einsatz (z. B. Geräte mit reduziertem Lärm und Stromverbrauch). Der Auftragnehmer bevorzugt Reinigungsmittel-Konzentrate und Nachfüllsysteme, um Verpackungsmüll zu vermeiden. Ebenso wird das Verbrauchsmaterial (Seifen, Handtücher) in Spendern durch Großgebinde nachgefüllt, wo möglich, um Abfall zu reduzieren.

• Nachhaltigkeits-Reporting: Auf Verlangen des Auftraggebers erstellt der Auftragnehmer einen Nachhaltigkeitsbericht im Rahmen des Gebäudereinigungsauftrags – beispielsweise jährlich. Darin können Kennzahlen enthalten sein wie der Chemikalienverbrauch pro Quadratmeter, Wasserverbrauch, CO₂-Emissionen aus Fahrten, Recyclingquote etc. Dies soll dem Auftraggeber ermöglichen, die Reinigung in sein übergeordnetes Nachhaltigkeits-/ESG-Reporting einzubeziehen. Neue gesetzliche Anforderungen (z. B. EU-Taxonomie) hinsichtlich Nachhaltigkeit werden vom Auftragnehmer umgesetzt, soweit sie den Reinigungsservice betreffen.

Durch diese Maßnahmen trägt der Auftragnehmer zu einem umweltfreundlicheren Gebäudebetrieb bei. Die modernen Reinigungsverfahren reduzieren die Umweltbelastung erheblich und verringern den ökologischen Fußabdruck der Dienstleistung. Beide Parteien sind sich einig, dass Nachhaltigkeit ein wichtiges Vertragsziel darstellt und arbeiten konstruktiv zusammen, um kontinuierlich Verbesserungen in diesem Bereich zu erreichen.

Der Auftragnehmer stellt für die Erbringung der Leistungen ausreichend qualifiziertes Personal bereit. Er gewährleistet, dass alle eingesetzten Reinigungskräfte zuverlässig, ehrlich und für ihre Aufgaben angemessen ausgebildet sind.

• Tarifgerechte Entlohnung: Der Auftragnehmer garantiert die tarifgebundene Bezahlung seines eingesetzten Personals gemäß dem jeweils gültigen Tarifvertrag für das Gebäudereinigungsgewerbe (inkl. aller darin geregelten Löhne, Zulagen und Sozialleistungen). Er hält mindestens die in der Branche geltenden Mindestlöhne und -bedingungen ein. Sollte der Auftragnehmer nicht tarifgebunden sein, so verpflichtet er sich dennoch, die Löhne nicht unter dem Niveau des allgemeinverbindlichen Mindestlohn-Tarifvertrags für gewerblich Beschäftigte in der Gebäudereinigung zu gestalten. Lohnerhöhungen aufgrund neuer Tarifabschlüsse oder gesetzlicher Mindestlohnanhebungen werden an die Beschäftigten weitergegeben. Der Auftragnehmer erklärt, dass er die Tariftreue in der Gebäudereinigung wahrt – dies wird auch durch Branchenkontrollen wie z. B. der RAL-Gütegemeinschaft überwacht. Auf Verlangen weist der Auftragnehmer dem Auftraggeber die Einhaltung der Lohn- und Sozialstandards nach (etwa durch Vorlage von Unbedenklichkeitsbescheinigungen der Sozialkassen oder Ähnlichem).

• Sozialversicherung und Zuverlässigkeit: Der Auftragnehmer stellt nur Personal ein, das ordnungsgemäß bei den Sozialversicherungsträgern angemeldet ist. Er kommt allen Arbeitgeberpflichten nach (Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen, Steuern, ggf. Beiträgen an Urlaubskassen der Gebäudereinigung usw.). Auf Anfrage erlaubt er dem Auftraggeber eine Einsichtnahme in entsprechende Nachweise. Zudem sichert der Auftragnehmer zu, dass eingesetzte Mitarbeiter polizeilich überprüft sind, sofern dies für sensible Bereiche (z. B. Sicherheitsbereiche, Flughäfen, Rechenzentren) erforderlich ist.

• Schulung und Qualifikation: Alle Mitarbeiter werden vom Auftragnehmer fachlich geschult. Zu Beginn des Vertrages und bei Aufnahme neuer Objekte erfolgen objektspezifische Einweisungen (siehe Start-up-Phase). Darüber hinaus finden regelmäßige Schulungen zu fachlichen Themen statt, z. B. neue Reinigungstechniken, Umgang mit Maschinen, Einsatz von Chemikalien, Bedienung der Sensorik/Apps, aber auch zu Themen wie Arbeitssicherheit, Erste Hilfe, Datenschutz und Verhalten beim Auftraggeber. Der Auftragnehmer führt Aufzeichnungen über alle durchgeführten Schulungen; diese Nachweise werden in Anlage E: Schulungsnachweise geführt und dem Auftraggeber auf Wunsch vorgelegt. Die Schulungspflicht umfasst auch, Mitarbeiter mit den Qualitätsstandards und dem Kundenumgang vertraut zu machen, sodass das Auftreten gegenüber dem Auftraggeber professionell ist und einheitliche Servicestandards eingehalten werden.

• Arbeitszeit und Zuverlässigkeit: Der Auftragnehmer sorgt für eine verlässliche Personaleinsatzplanung. Die vertraglich vereinbarte Anzahl an Kräften und Stunden wird eingehalten. Urlaubs- oder krankheitsbedingte Ausfälle werden durch geeignete Ersatzkräfte kompensiert, ohne dass die Reinigungsqualität leidet. Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber zu Vertragsbeginn einen Einsatzplan bzw. eine Liste des Stammpersonals (mit Angabe von Namen, Qualifikation, Einsatzzeiten) zur Verfügung und aktualisiert diese bei Änderungen. Der Austausch von Personal in Schlüsselpositionen (z. B. Objektleiter) erfolgt nur in Abstimmung mit dem Auftraggeber.

• Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit: Der Auftragnehmer ist für die Einhaltung aller einschlägigen Arbeitsschutzbestimmungen verantwortlich. Dies umfasst u. a. das Bereitstellen von angemessener Arbeitskleidung und Persönlicher Schutzausrüstung (PSA) für das Reinigungspersonal (z. B. Sicherheitsschuhe, Handschuhe, Schutzbrillen bei Chemikalieneinsatz). Alle Mitarbeiter sind in den relevanten Unfallverhütungsvorschriften und Gefährdungsbeurteilungen unterwiesen. Der Auftragnehmer erstellt eigene Gefährdungsbeurteilungen für die Reinigungsarbeiten und stimmt diese mit den Gegebenheiten im Objekt ab. Insbesondere bei Einsatz von Maschinen oder Chemikalien werden die Vorgaben der DGUV (Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung) und der Betriebssicherheitsverordnung eingehalten. Leitern, elektrische Geräte und Maschinen werden regelmäßig geprüft (z. B. DGUV V3-Prüfungen für Elektrogeräte) und sicher betrieben. Der Auftragnehmer benennt einen Arbeitsschutzbeauftragten oder Verantwortlichen, der für die Sicherheit des Reinigungspersonals zuständig ist.

• Arbeitszeitgesetze: Die gesetzlichen Regelungen zu Arbeitszeiten und Ruhezeiten werden beachtet. Nacht- oder Wochenendarbeit wird gemäß den Vorschriften besonders vergütet bzw. durch Zuschläge honoriert, soweit sie anfällt, und ist bei der Personaleinsatzplanung berücksichtigt.

• Identifikation und Verhalten im Objekt: Das Reinigungspersonal führt einen firmeneigenen Dienstausweis oder trägt Firmenkleidung, sodass es als solches erkennbar ist. Es verhält sich jederzeit korrekt und rücksichtsvoll gegenüber Mitarbeitern, Besuchern oder Kunden des Auftraggebers. Die Hausordnung sowie ggf. besondere Sicherheits- oder Zugangsregeln des Auftraggebers werden strikt befolgt.

Durch die vorstehenden Maßnahmen wird sichergestellt, dass das eingesetzte Personal motiviert, kompetent und rechtlich korrekt beschäftigt ist. Sollte der Auftraggeber begründete Zweifel an der Zuverlässigkeit oder Eignung einzelner Mitarbeiter haben, wird er den Auftragnehmer informieren. Der Auftragnehmer wird in solchen Fällen prüfen, ob ein Austausch der betreffenden Person sinnvoll oder erforderlich ist, und konstruktiv an einer Lösung mitwirken.

Bei der Durchführung der Leistungen können beide Parteien mit vertraulichen Informationen der jeweils anderen Partei in Berührung kommen. Zudem kann es – insbesondere durch den Einsatz digitaler Systeme – zur Verarbeitung personenbezogener Daten kommen. Beide Themen werden wie folgt geregelt:

Soweit der Auftragnehmer im Rahmen der Leistungserbringung personenbezogene Daten des Auftraggebers oder Dritter verarbeitet, wird die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie das Bundesdatenschutzgesetz strikt eingehalten. Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich zur Erfüllung der vertraglichen Pflichten und gemäß den Weisungen des Auftraggebers. Typische Fälle, die personenbezogene Daten betreffen könnten, sind z. B. das Erfassen von Namen bei digitalen Reinigungsnachweisen, die Videoüberwachung in Gebäuden (sofern Reinigungspersonal erfasst wird) oder das potenzielle Auffinden von Dokumenten mit personenbezogenen Daten bei der Reinigung.

Falls und soweit der Auftragnehmer als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO tätig wird (z. B. wenn er zur Auftragsdurchführung Zugriff auf Systeme oder Unterlagen mit personenbezogenen Daten erhält oder durch seine Sensorik personenenbezogene Nutzungsdaten erfasst), werden die Parteien einen separaten Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) schließen. In vielen Fällen der normalen Büro- oder Gebäudereinigung ist dies nicht erforderlich, sofern keine personenbezogenen Daten systematisch verarbeitet werden. Dennoch wählen die Parteien im Zweifel den sichersten Weg und schließen lieber einen AVV ab, wenn Unsicherheit besteht, ob eine Auftragsverarbeitung vorliegt. Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber hierbei mit notwendigen Auskünften zur Art der Datenverarbeitung.

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, alle erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) umzusetzen, um personenbezogene Daten zu schützen (Art. 32 DSGVO). Dazu gehören u. a. Zugriffsbeschränkungen auf digitale Systeme (Passwortschutz, Rollen und Berechtigungen), Verschlüsselung von Daten wo angemessen, und Schulung des Personals in datenschutzgerechtem Verhalten. Mitarbeiter des Auftragnehmers, die mit personenbezogenen Daten in Kontakt kommen könnten (z. B. Bedienung von Sensorplattformen oder Einsicht in Videoaufnahmen), werden auf Datengeheimnis verpflichtet.

Etwaige datenschutzrechtliche Vorfälle (z. B. Verlust eines Diensttablets mit Reinigungsdaten) sind dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen. Der Auftragnehmer benennt einen Datenschutzbeauftragten, sofern gesetzlich erforderlich, oder zumindest einen verantwortlichen Ansprechpartner für Datenschutzbelange.

Geheimhaltung (Verschwiegenheitspflicht): Beide Parteien verpflichten sich, vertrauliche Informationen der jeweils anderen Partei strikt geheim zu halten. Vertrauliche Informationen umfassen sämtliche geschäftlichen, technischen oder betrieblichen Daten, Unterlagen und Kenntnisse, die im Rahmen der Zusammenarbeit bekannt werden und nicht öffentlich zugänglich sind. Insbesondere verpflichtet sich der Auftragnehmer, alle Informationen, die er über den Auftraggeber, dessen Geschäftsabläufe, Einrichtungen, Mitarbeiter oder Kunden erfährt, vertraulich zu behandeln. Das Reinigungspersonal wird durch geeignete Klauseln in den Arbeitsverträgen oder separate Verschwiegenheitserklärungen ebenfalls zur Geheimhaltung verpflichtet.

Als vertraulich gelten z. B.: Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse, sicherheitsrelevante Informationen (Pläne, Zugangscodes), Inhalte von Dokumenten oder Daten, die bei der Reinigung zufällig wahrgenommen werden, Erkenntnisse über neue Produkte oder Entwicklungen beim Auftraggeber, sowie sämtliche im Vertrag und in den Anlagen genannten Details (mit Ausnahme von solchen, die ohnehin öffentlich bekannt sind).

Die Weitergabe vertraulicher Informationen an Dritte ist untersagt, sofern nicht zur Vertragserfüllung notwendig und zuvor schriftlich vom Inhaber der Information genehmigt. Ausgenommen von der Geheimhaltungspflicht sind Informationen, die (a) allgemein bekannt oder öffentlich zugänglich sind, (b) dem Empfänger bereits vor Mitteilung durch die andere Partei rechtmäßig bekannt waren, (c) von einem Dritten rechtmäßig erlangt wurden oder (d) aufgrund gesetzlicher Pflichten oder behördlicher Anordnung offenlegt werden müssen. Im letzteren Fall wird die offenlegende Partei die andere unverzüglich informieren, sofern zulässig, um geeignete Schutzmaßnahmen zu ermöglichen.

Die Verschwiegenheitspflicht besteht auch nach Vertragsbeendigung fort. Sämtliche vertraulichen Unterlagen sind auf Verlangen zurückzugeben oder datenschutzkonform zu vernichten. Der Auftragnehmer wird darüber hinaus keine Fotos, Videos o. ä. im Objekt des Auftraggebers anfertigen oder veröffentlichen (z. B. für Referenzzwecke), es sei denn mit ausdrücklicher Zustimmung.

Verstöße gegen Datenschutz- oder Geheimhaltungspflichten berechtigen den Geschädigten zu Schadensersatzforderungen und – im Falle schwerwiegender Verstöße – ggf. zur außerordentlichen Kündigung des Vertrags.

• Vertragsdauer: Die Vertragslaufzeit beginnt am [Startdatum] und beträgt zunächst [z. B. 3 Jahre] als feste Grundlaufzeit. Während dieser Zeit ist eine ordentliche Kündigung ausgeschlossen. Im Anschluss an die Grundlaufzeit verlängert sich der Vertrag automatisch um jeweils [ein weiteres Jahr] (Verlängerungsperioden), sofern nicht eine Partei fristgerecht kündigt. Jede Verlängerung erfolgt zu denselben Bedingungen, sofern nichts abweichendes vereinbart ist (insbesondere greift die vereinbarte Preisfortschreibung, siehe nächster Abschnitt).

• Kündigungsfristen (ordentlich): Beide Parteien können den Vertrag zum Ende der Grundlaufzeit oder zum Ende einer Verlängerungsperiode ordentlich kündigen. Die Kündigung hat schriftlich zu erfolgen. Die Kündigungsfrist beträgt [z. B. 6 Monate] zum Laufzeitende. Wird nicht fristgerecht gekündigt, verlängert sich der Vertrag automatisch wie oben beschrieben.

Unbeschadet der ordentlichen Kündigung haben beide Parteien das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund ohne Einhaltung einer Frist. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn der anderen Partei eine Fortsetzung des Vertragsverhältnisses bis zum nächsten ordentlichen Kündigungstermin nicht zugemutet werden kann.

• Schwerwiegende Vertragsverletzungen: z. B. wiederholte, erhebliche Schlechtleistung des Auftragnehmers trotz Abmahnung (insbesondere Nichteinhaltung wesentlicher Qualitätsstandards über längere Zeit), oder nachhaltige Verletzung von Pflichten des Auftraggebers (z. B. fortgesetzte Nichtzahlung fälliger Vergütung trotz Mahnung).

• Zahlungsunfähigkeit oder Insolvenz: Sollte über das Vermögen einer Partei ein Insolvenzverfahren eröffnet oder mangels Masse abgelehnt werden, oder stellt eine Partei ihre Zahlungen ein, ist die andere Partei zur fristlosen Kündigung berechtigt.

• Verstöße gegen Gesetze/Treuepflichten: z. B. bei nachgewiesenen gravierenden Verstößen des Auftragnehmers gegen Arbeitsschutzvorschriften, Datenschutz oder Tariftreue (Schwarzarbeit, Unterschreitung Mindestlohn) oder bei Handlungen des Auftraggebers, die die Vertragserfüllung sabotieren oder Personal des Auftragnehmers gefährden.

• Wegfall der Geschäftsgrundlage: Falls der Auftraggeber das Objekt aufgibt (Schließung/Stilllegung der Betriebsstätte, Verkauf der Immobilie ohne Übernahme des Vertrags) oder aus anderen Gründen der Bedarf für die Dienstleistung entfällt, werden die Parteien eine einvernehmliche Lösung suchen. Sollte keine Einigung erzielt werden, kann der Auftraggeber mit angemessener Frist außerordentlich kündigen. Umgekehrt kann der Auftragnehmer kündigen, wenn die Fortführung der Services unmöglich wird (z. B. dauerhafte Unzugänglichkeit des Objekts aus Gründen, die nicht in seiner Sphäre liegen).

Eine außerordentliche Kündigung ist schriftlich unter Angabe des Kündigungsgrundes zu erklären. Im Regelfall ist zuvor eine Abmahnung mit Fristsetzung zur Abhilfe zu erteilen, außer die Umstände rechtfertigen sofortige Beendigung (z. B. bei kriminellen Handlungen).

Leistung bis Vertragsende: Bis zum tatsächlichen Vertragsende (Ablauf der Kündigungsfrist oder Wirksamwerden der fristlosen Kündigung) sind die vertraglichen Leistungen ordnungsgemäß fortzuführen. Nach Vertragsende wird der Auftragnehmer alle übergebenen Gegenstände (Schlüssel, Ausweise etc.) unverzüglich zurückgeben. Er entfernt eigenes Equipment aus den Räumlichkeiten und übergibt dem Auftraggeber sämtliche für die Fortführung der Reinigung erforderlichen Unterlagen (z. B. Revierpläne, Informationen über Materiallager etc.), um einen nahtlosen Übergang auf einen eventuellen Nachfolger zu ermöglichen.

Auf Verlangen erstellt der Auftragnehmer zum Vertragsende einen Bericht über den Zustand der gereinigten Flächen und etwaige festgestellte Besonderheiten, um dem Auftraggeber bzw. Nachfolger den Zustand nachvollziehbar zu machen.

• Vergütungssystem: Die Vergütung für die vom Auftragnehmer erbrachten Leistungen wird in Anlage F: Preisverzeichnis detailliert dargestellt. In der Regel wird ein monatliches Pauschalentgelt für die laufenden Leistungen der Unterhaltsreinigung vereinbart, basierend auf den festgelegten Reinigungsumfängen. Dieses Pauschalentgelt umfasst alle Personal-, Material- und Gerätekosten sowie Verwaltungsaufwände des Auftragnehmers zur Erfüllung der vertraglichen Standardleistungen. Zusätzlich sind im Preisverzeichnis Einzelpreise oder Stundensätze für Sonderleistungen oder variable Leistungen angegeben (z. B. Grundreinigung pro m², Glasreinigung pro m²/Flügel, Zusatzstunden Tagesdienst, etc.), die bei Abruf gesondert berechnet werden.

• Abrechnung: Die Abrechnung erfolgt in der Regel monatlich nachschüssig. Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber spätestens zum [z. B. 5. Werktag] des Folgemonats eine prüfbare Rechnung aus, die das monatliche Pauschalentgelt und ggf. separat beauftragte Zusatzleistungen (mit Bezug auf Auftrags-/Leistungsnachweise) ausweist. Dem Auftraggeber ist es möglich, über das digitale System die erbrachten Leistungen nachzuvollziehen; darüber hinaus fügt der Auftragnehmer auf Wunsch Leistungsnachweise oder Rapporte der Rechnung bei. Zahlungsziele und -methoden (z. B. 30 Tage netto per Überweisung) werden individuell vereinbart und ebenfalls in Anlage F oder im Hauptteil (Vergütungsregelung) festgehalten.

• Preisfortschreibung (Indexierung): Da es sich um einen längerfristigen Vertrag handelt, vereinbaren die Parteien eine Preisgleitklausel zur Anpassung der Vergütung an veränderte Kostenbedingungen, insbesondere Lohn- und Materialkosten. Die konkreten Mechanismen der Preisfortschreibung sind in Anlage F geregelt. Übliche Vereinbarungen können sein: - Die Lohnkostenkomponente des Preises wird analog zur prozentualen Änderung der tariflichen Löhne im Gebäudereinigungs-Handwerk angepasst, sobald und soweit diese steigen. Beispiel: Erhöhen sich die tariflichen Stundenlöhne um X % zu einem bestimmten Stichtag, steigt das vertragliche Entgelt für die Leistungen um einen anteiligen Prozentsatz Y %, der dem Lohnkostenanteil entspricht (z. B. wenn ~80 % des Preises Lohnkosten sind, dann 0,8 * X %). - Alternativ oder zusätzlich kann ein offizieller Preisindex herangezogen werden (z. B. der vom Statistischen Bundesamt veröffentlichte Verbraucherpreisindex oder spezieller Dienstleistungs-Erzeugerpreisindex für Gebäudereinigung). Die Preise werden dann jährlich zum [z. B. 1. Januar] gemäß der Indexveränderung des Vorjahres angepasst. - Material- und Gerätekostenanteile können separat indexiert werden, z. B. anhand eines Materialpreisindexes oder Pauschale. - Eine Deckelung der jährlichen Anpassung (z. B. maximal +5 % pro Jahr) kann vereinbart werden, ebenso wie ein Schwellenwert (z. B. Anpassung nur, wenn Indexveränderung mehr als 2 % beträgt).

Ist im Preisverzeichnis nichts Abweichendes geregelt, gilt standardmäßig die Indexierung nach dem Verbraucherpreisindex (Basis [aktuelles Basisjahr]) für Deutschland. Die erste Anpassung erfolgt nach 12 Monaten Vertragslaufzeit, weitere jeweils im Abstand von 12 Monaten.

Vergütung bei Leistungsänderungen: Ändert sich während der Vertragslaufzeit der Leistungsumfang, so wird die Vergütung entsprechend angepasst. Leistungsänderungen können z. B. sein: Erweiterung oder Reduktion der zu reinigenden Fläche, Änderung der Reinigungsfrequenzen, zusätzliche Aufgaben (neue Räume, neue Leistungskategorien) oder Wegfall von Leistungen. Für solche Fälle sieht Anlage F entweder bereits Einheitspreise vor (z. B. €/m²/Monat für Unterhaltsreinigung zusätzlicher Fläche) oder die Parteien verhandeln in gutem Glauben eine angemessene Anpassung. Gleiches gilt für den Fall, dass sich Rahmenbedingungen gravierend ändern (z. B. gesetzliche Vorgaben, die zu deutlichen Mehrkosten führen) – hier werden die Parteien eine einvernehmliche Anpassung der Vergütung anstreben.

Zusatzleistungen, die nicht im Pauschalpreis enthalten sind, werden nur auf gesonderte Beauftragung durch den Auftraggeber erbracht und gemäß den vereinbarten Einheitspreisen abgerechnet. Für Eil- oder Notfallleistungen außerhalb der Dienstzeiten können Zuschläge anfallen, die ebenfalls vereinbart sein müssen.

Rechnungsprüfung und Streitfälle: Der Auftraggeber prüft die Rechnungen zeitnah. Bei Beanstandungen (z. B. falsche Mengenansätze, nicht anerkannte Leistungen) setzt er sich mit dem Auftragnehmer in Verbindung, um eine Klärung herbeizuführen. Unstrittige Rechnungsanteile sind fristgerecht zu bezahlen. Kommt es zu keiner Einigung über strittige Positionen, kann im Rahmen des Vertragsmanagements eine Schlichtung oder Moderation vereinbart werden, bevor rechtliche Schritte eingeleitet werden.

Der Auftragnehmer erbringt die Leistungen grundsätzlich mit eigenem Personal. Einsatz von Nachunternehmern (Subunternehmern) ist nur zulässig, wenn der Auftraggeber vorher schriftlich zugestimmt hat. Der Auftragnehmer muss also im Vorfeld anzeigen, ob und welche Teile der Leistung er durch dritte Unternehmen ausführen lassen will. Ohne Zustimmung des Auftraggebers darf der Auftragnehmer keine Vertragsleistungen auf Dritte übertragen.

• Der Nachunternehmer muss die gleichen Qualitäts- und Zuverlässigkeitsanforderungen erfüllen wie der Auftragnehmer selbst. Der Auftragnehmer stellt dies sicher, z. B. durch entsprechende Auswahlkriterien und vertragliche Weitergabe aller relevanten Pflichten (Tariftreue, Geheimhaltung, Datenschutz, Arbeitsschutz etc.).

• Der Auftragnehmer bleibt alleiniger Ansprechpartner und verantwortlicher Vertragspartner gegenüber dem Auftraggeber. Er haftet so, als ob er die Leistungen selbst erbracht hätte, für sämtliche Handlungen oder Unterlassungen des Nachunternehmers. Eine etwaige Fehlerhaftigkeit der Leistung des Nachunternehmers gilt als Fehler des Auftragnehmers.

• Der Auftragnehmer stellt sicher, dass der Nachunternehmer keine weiteren Sub-Subunternehmer ohne Zustimmung einsetzt (Kaskadierung). Eine Kette von Nachunternehmern ist nicht zulässig, um Transparenz zu gewährleisten.

• Auf Verlangen des Auftraggebers legt der Auftragnehmer die Nachunternehmerverträge offen, soweit es zur Überprüfung der Pflichterfüllung nötig ist (kaufmännische Details können geschwärzt werden). Insbesondere muss nachgewiesen werden können, dass der Nachunternehmer seine Mitarbeiter ebenfalls tarifgerecht entlohnt und die gesetzlichen Bestimmungen einhält.

• Sollte der Nachunternehmer vom Markt verschwinden oder unzuverlässig werden, hat der Auftragnehmer umgehend einen Ersatz zu stellen oder die Leistung wieder selbst zu übernehmen, ohne dass dadurch Leistungsstörungen entstehen dürfen.

In sensiblen Leistungsbereichen (z. B. sicherheitsrelevante Zonen, vertrauliche Bereiche) kann der Auftraggeber den Einsatz von Nachunternehmern generell ausschließen. Ggf. ist hierzu in der Leistungsbeschreibung oder einem Anhang festgehalten, dass bestimmte Aufgaben persönlich vom Auftragnehmer zu erbringen sind.

Verstößt der Auftragnehmer gegen die Verpflichtung, Nachunternehmer nur mit Zustimmung einzusetzen, stellt dies eine erhebliche Vertragsverletzung dar. Der Auftraggeber kann in einem solchen Fall, neben anderen Rechten, verlangen, dass der unautorisierte Nachunternehmereinsatz sofort beendet wird und ggf. Schadensersatz fordern.

• Gewährleistung der Leistungsqualität: Der Auftragnehmer schuldet ein funktionales Reinigungsergebnis gemäß der vereinbarten Beschaffenheit. Er gewährleistet, dass die Leistungen frei von Mängeln erbracht werden, d. h. den vertraglich festgelegten Qualitätsstandards entsprechen. Wird ein Reinigungsmangel festgestellt (z. B. unterlassene oder unzureichende Reinigung eines Bereichs), so hat der Auftragnehmer diesen Mangel auf eigene Kosten und unverzüglich zu beheben (Nachreinigung/Nacherfüllung). Der Auftraggeber soll Mängel möglichst zeitnah rügen, spätestens jedoch innerhalb einer angemessenen Frist, nachdem er sie erkannt hat. Der Auftragnehmer führt dann innerhalb der in der SLA definierten Fristen die Korrekturarbeiten durch, ohne dass für den Auftraggeber hierdurch Mehrkosten entstehen.

• Bleiben wiederholte oder erhebliche Mängel bestehen und erfüllt der Auftragnehmer seine Pflichten zur Nachbesserung nicht, kann der Auftraggeber nach fruchtlosem Ablauf einer gesetzten Nachfrist Ersatzvornahme durchführen (z. B. Dritte mit der Reinigung beauftragen) und die entstandenen Kosten vom Auftragnehmer einfordern, oder ggf. eine Minderung der Vergütung verlangen. Die Ausübung dieser Rechte entbindet den Auftragnehmer nicht von seinen sonstigen Verpflichtungen. Die gesetzlichen Gewährleistungsrechte (soweit anwendbar in einem Dienstleistungsvertrag) bleiben daneben bestehen, werden aber durch die vorstehenden speziellen Regelungen konkretisiert.

• Haftung des Auftragnehmers: Der Auftragnehmer haftet für alle von ihm, seinen Mitarbeitern oder Beauftragten verschuldeten Schäden, die im Zusammenhang mit der Leistungserbringung an Personen, Eigentum oder Vermögen des Auftraggebers oder Dritter entstehen. Er hat eine angemessene Betriebshaftpflichtversicherung abgeschlossen, welche Personen-, Sach- und Vermögensschäden abdeckt (Deckungssummen: mindestens [z. B. 5 Mio. €] pauschal für Personen- und Sachschäden). Auf Verlangen legt er dem Auftraggeber eine Versicherungsbestätigung vor.

Die Haftung des Auftragnehmers richtet sich im Übrigen nach den gesetzlichen Bestimmungen, mit folgender Präzisierung bzw. Begrenzung: Bei einfach fahrlässig verursachten Sach- und Vermögensschäden haftet der Auftragnehmer nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten), allerdings begrenzt auf den vertragstypisch vorhersehbaren Schaden. Wesentliche Pflichten sind solche, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Auftraggeber vertrauen darf. Eine weitergehende Haftung für einfache Fahrlässigkeit ist ausgeschlossen. Diese Haftungsbegrenzung gilt nicht für Personenschäden (Verletzung von Leben, Körper, Gesundheit) und nicht für Ansprüche nach dem Produkthaftungsgesetz oder in Fällen grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz – hierfür haftet der Auftragnehmer unbeschränkt entsprechend der gesetzlichen Regelung.

Für Schäden, die aus der Verletzung von Datenschutz- oder Geheimhaltungspflichten resultieren, gelten die obigen Haftungsgrundsätze entsprechend; der Auftragnehmer stellt den Auftraggeber insofern auch von etwaigen Ansprüchen Dritter frei, die aus einem vom Auftragnehmer zu vertretenden Datenschutzverstoß resultieren.

• Haftung des Auftraggebers: Der Auftraggeber haftet seinerseits für von ihm zu vertretende Schäden, insbesondere wenn er seiner Verkehrssicherungspflicht im Objekt nicht nachkommt (z. B. unzureichend gesicherte Stellen, an denen sich das Personal verletzen könnte, oder fehlende Hinweise auf besondere Gefahrenquellen). Er stellt sicher, dass der Auftragnehmer alle relevanten Sicherheitsunterweisungen erhält. Für Schäden am Eigentum des Auftragnehmers, die durch den Auftraggeber oder dessen Personal verursacht werden, haftet der Auftraggeber nach gesetzlichen Bestimmungen. Auch für den Auftraggeber gilt eine Begrenzung bei leichter Fahrlässigkeit in gleichem Umfang wie oben, zugunsten des Auftragnehmers.

• Höhere Gewalt: Keine Partei haftet für die Nichterfüllung oder Verzögerung, sofern diese durch höhere Gewalt verursacht wird. Als höhere Gewalt gelten Ereignisse, die von außen einwirken, unvorhersehbar und unvermeidbar sind, z. B. Naturkatastrophen, Krieg, Terror, Pandemien (soweit behördliche Maßnahmen die Vertragserfüllung verhindern) etc. In solchen Fällen werden beide Parteien von ihren Leistungspflichten für die Dauer der Störung befreit. Sie werden sich gegenseitig umgehend informieren und bemühen, etwaige Auswirkungen zu minimieren (z. B. Notbelegschaft, besondere Hygienemaßnahmen). Sollte ein Fall höherer Gewalt länger als [Zeitraum, z. B. 3 Monate] andauern, werden die Parteien über eine Anpassung oder ggf. einvernehmliche Beendigung des Vertrags verhandeln.

• Freistellung Dritter: Der Auftragnehmer verpflichtet sich, den Auftraggeber von allen Ansprüchen Dritter freizustellen, die aus einer schuldhaften Verletzung von Pflichten durch den Auftragnehmer oder dessen Erfüllungsgehilfen resultieren – dies umfasst insbesondere Ansprüche von Mitarbeitern des Auftragnehmers (z. B. ausstehende Lohnzahlungen) oder von Sozialversicherungsträgern, Behörden etc., falls der Auftragnehmer hier seinen Verpflichtungen nicht nachgekommen ist.

• Schadensmeldung: Tritt ein Schaden ein, wird die jeweilig andere Partei unverzüglich informiert. Der Auftragnehmer hinterlässt in den Objekten des Auftraggebers ein Formular oder Kontaktinformation, damit beispielsweise Beschädigungen, die durch das Reinigungspersonal bemerkt werden (aber nicht von ihm verursacht wurden, z. B. ein defektes Fenster), an den Auftraggeber gemeldet werden können. Ebenso meldet der Auftraggeber etwaige durch die Reinigung verursachte Schäden schnellstmöglich an den Auftragnehmer, damit dieser seine Versicherung informieren und den Schaden begutachten kann.

Die folgenden Anlagen sind Bestandteil des Vertrags. Sie dienen der sachlichen, detaillierten Beschreibung der Leistung und der Rechte/Pflichten.

• Anlage A: Leistungsbeschreibung – Enthält die detaillierte Beschreibung aller vom Auftragnehmer zu erbringenden Leistungen. Insbesondere sind hier Leistungsumfang, Häufigkeiten, Objektbereiche, Qualitätsstandards und besondere Leistungsdetails festgelegt. (Beispiel: Raum- und Flächenverzeichnis mit Reinigungshäufigkeiten, Auflistung der auszuführenden Tätigkeiten pro Raumkategorie, genaue Beschreibung von Sonderleistungen, verwendete Reinigungsmittel und -geräte etc.)

• Anlage B: Revierpläne – Grafische und/oder tabellarische Pläne der Reinigungsreviere bzw. Zuständigkeitsbereiche. Diese zeigen, welche Bereiche von welchem Personal oder Team in welchem Zeitfenster gereinigt werden. Hier können Gebäudepläne mit farblicher Markierung der Reinigungsrouten, Zeitpläne (z. B. täglicher Rundgang von Uhrzeit X bis Y) und Planstellen je Bereich enthalten sein.

• Anlage C: Qualitätssicherungsplan – Beschreibt das Qualitätsmanagement im Detail. Enthält die vereinbarten Qualitätskennzahlen (KPIs) und Service Level Agreements, Inspektionspläne (Eigen- und Fremdkontrollen), Dokumentationsvorlagen (Checklisten, Berichtsmuster) und Vorgehen bei Abweichungen. Ebenfalls können hier Muster für Bonus-Malus-Regelungen oder Eskalationsstufen beschrieben sein. Dieser Plan stellt sicher, dass die Qualitätsanforderungen nach DIN EN 13549 etc. konkret umgesetzt und überwacht werden.

• Anlage D: Datenschutzkonzept – Legt dar, wie datenschutzrechtliche Belange erfüllt werden. Enthält ggf. einen vorformulierten Auftragsverarbeitungsvertrag (falls benötigt) oder beschreibt, welche Daten (etwa von Sensoren oder digitalen Systemen) erhoben werden und wie diese gespeichert bzw. nach einer gewissen Zeit gelöscht werden. Auch Zutrittsregelungen zu Datenbanken, Zugriffsrechte und Verschlüsselungsmaßnahmen können hier festgehalten sein. Zudem beschreibt das Konzept die Schulung der Mitarbeiter in punkto Datenschutz und die Verantwortlichkeiten (z. B. Benennung Datenschutzbeauftragter).

• Anlage E: Schulungsnachweise – In dieser Anlage werden die Qualifikationen und regelmäßigen Schulungen des eingesetzten Personals dokumentiert. Hier können z. B. Listen der Mitarbeiter mit ihren absolvierten Unterweisungen (Arbeitsschutz, Gerätebedienung, Hygiene, ggf. spezielle Zertifikate wie GMP-Reinigung etc.) beigefügt sein. Auch Nachweise über Unterweisungen beim Auftraggeber (z. B. Sicherheitseinweisung ins Gebäude) werden hier archiviert. Diese Anlage dient dem Auftraggeber als Beleg für die Fachkunde des Personals.

• Anlage F: Preisverzeichnis – Enthält alle Vergütungsbestandteile und Kalkulationsgrundlagen. Neben dem monatlichen Pauschalpreis für die vertraglichen Leistungen werden hier Einzelpreise für etwaige Zusatzleistungen gelistet (z. B. Preis pro m² Glasreinigung, Stundensatz für außerplanmäßige Reinigungskräfte, Einheitspreise für Verbrauchsmaterialien falls separat berechnet, etc.). Ebenso ist die Mechanik der Preisfortschreibung (Indexierung) hier niedergelegt, einschließlich Beispielen zur Berechnung. Das Preisverzeichnis ist transparent und neutral gehalten, sodass es als Grundlage für Angebotskalkulationen dienen kann.

• Anlage G: Betreiberpflichtenübersicht – Dieses Dokument zeigt in übersichtlicher Form, welche Betreiberpflichten beim Auftraggeber verbleiben und welche Aufgaben der Auftragnehmer im Rahmen des Vertrags übernimmt, insbesondere im Bereich der Verkehrssicherung, Hygiene und Sicherheit. Typischerweise enthält diese Anlage eine Tabelle, die z. B. aufführt:

• Wer für die Bereitstellung von Energie, Wasser und Abfallentsorgung zuständig ist (i.d.R. der Auftraggeber stellt Wasser/Strom für Reinigungszwecke kostenlos bereit).

• Verantwortlichkeiten in Bezug auf Schließdienste und Alarmierung (z. B. ob Reinigungspersonal Alarmanlagen bedienen darf oder nicht).

• Maßnahmen des Auftraggebers zur Sicherstellung der Arbeitssicherheit (z. B. Kennzeichnung von Gefahrenstellen, regelmäßige Wartung der von Reinigungskräften genutzten technischen Einrichtungen wie Aufzüge oder Hebebühnen).

• Übertragung von Betreiberpflichten: Falls der Auftragnehmer bestimmte Prüf- oder Meldepflichten übernimmt (z. B. Kontrolle der Trinkwasserhygiene beim Reinigen, Meldung von Schäden), ist dies hier festgehalten. Gleichzeitig wird klargestellt, welche Pflichten nicht übertragen sind und beim Auftraggeber verbleiben (z. B. Pflicht, die Gebäude in verkehrssicherem Zustand zu halten, Wartung der sanitären Anlagen etc.).

• Notfallkontakte und Meldeketten (wer ist im Havariefall zu informieren, usw.).