Eignungs- und Zuschlagskriterien
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Kriterienkatalog für Smart-Cleaning-Ausschreibung
Mit einer strukturierten Gliederung werden die Anforderungen an einen modernen Smart-Cleaning-Dienstleister abgedeckt – vom Preis-Leistungs-Verhältnis über technische Innovationen bis hin zu Umwelt- und Sozialstandards. Kriterien und Gewichtungen stellen sicher, dass der Zuschlag an einen Anbieter geht, der nicht nur günstig anbietet, sondern vor allem qualitativ, nachhaltig und verantwortungsvoll überzeugt. Gleichzeitig sind die Formulierungen so zu gestalten, dass sie vergaberechtskonform sind: offen, fair, transparent und ohne unzulässige Diskriminierung. So bleibt die Ausschreibung rechtssicher und ermöglicht einen echten Qualitätswettbewerb im Sinne der Initiative „Qualität entscheidet“ im Gebäudereiniger-Handwerk. Es werden Gewichtungsvorschläge für die Zuschlagskriterien (insgesamt 100 %, davon 50 % Preis) gemacht. Hinweise zur rechtssicheren Gestaltung gemäß GWB/VgV/UVgO, zu prüfbaren Nachweisen sowie zum Umgang mit Gütezeichen (z. B. RAL-GZ 902) werden erläutert.
Eignungskriterien (Auswahlkriterien)
Eignungskriterien dienen der Überprüfung der Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit der Bieter. Sie müssen von jedem Bieter erfüllt werden (Ausschlusskriterien) und dürfen nicht in die Angebotsbewertung einfließen.
In der folgenden Tabelle sind zentrale Eignungskriterien für Smart-Cleaning-Leistungen aufgeführt, inklusive der Anforderungen und Beispiele für prüfbare Nachweise:
| Eignungskriterium | Anforderung (Mindeststandard) | Mögliche Nachweise |
|---|---|---|
| Referenzen und Erfahrung | Nachweis ausreichender Erfahrung mit vergleichbaren Reinigungsleistungen (Industrie- und Büroobjekte unterschiedlicher Größe, ggf. bundesweite Betreuung). | Liste von Referenzprojekten vergleichbarer Art und Größe (inkl. Angabe von Leistungsumfang, Objektart, Vertragszeitraum, Ansprechpartner) aus den letzten X Jahren. |
| Personal und Fachkunde | Ausreichend qualifiziertes Personal für die Auftragsdurchführung; Nachweis der Fachkunde im Gebäudereinigungs-Handwerk. | Eigenerklärung zur Mitarbeiteranzahl und Qualifikation; ggf. Nachweis eines Meisterbetriebs (Eintragung in Handwerksrolle Gebäudereinigung) oder vergleichbarer Qualifikationen. |
| Technische Ausstattung (Smart Cleaning) | Verfügbarkeit moderner Reinigungs-Technik, inkl. Smart-Cleaning-Technologien (z. B. Reinigungsroboter, Sensorik) zur Leistungserbringung. | Beschreibung der vorhandenen Ausrüstung und Technologien (z. B. Anzahl und Typen von Reinigungsrobotern, Sensor-Systeme); Inventarliste oder Fotos/Produktdatenblätter der Geräte. |
| Qualitätsmanagement | Etablierte Verfahren zur Qualitätssicherung der Reinigungsleistungen. | Zertifikat ISO 9001 (Qualitätsmanagement) oder gleichwertig; alternativ detailliertes Qualitätsmanagement-Handbuch oder Beschreibung interner QMS-Prozesse. |
| Umweltmanagement | Berücksichtigung von Umweltaspekten im Betriebsablauf (z. B. Einsatz umweltschonender Reinigungsmittel, Abfallentsorgung, Energieeffizienz). | Zertifikat ISO 14001 (Umweltmanagement) oder gleichwertig; alternativ Vorlage eines Umweltkonzepts (z. B. Maßnahmenkatalog zu Chemikalieneinsatz, CO₂-Reduktion). |
| Tariftreue und Soziales | Einhaltung tarifgerechter Bezahlung und aller arbeits-, sozialversicherungs- und arbeitsschutzrechtlichen Vorgaben für das Reinigungspersonal. | Tariftreue-Erklärung gemäß Vergabegesetzen der Länder (Zusage, mindestens nach Tarifvertrag Gebäudereinigung zu entlohnen); Nachweis der Anmeldung der Mitarbeiter bei Sozialversicherung (z. B. Bescheinigung Krankenkasse/BG); ggf. Auszug aus dem Lohngefüge. |
| Schulung und Kompetenzentwicklung | Regelmäßige Schulung der Mitarbeiter in Reinigungstechnik, Arbeitssicherheit, Bedienung von Smart-Cleaning-Geräten etc. | Vorlage eines Schulungskonzepts oder -plans; Nachweise durchgeführter Mitarbeiterschulungen (Zertifikate, Teilnahmebescheinigungen) in den letzten Jahren. |
| Wirtschaftliche Leistungsfähigkeit | Ausreichende finanzielle Stabilität und Kapazität für den Auftragsumfang. | Umsatznachweise der letzten 3 Jahre (mind. X € Jahresumsatz im relevanten Bereich); aktuelle Bonitätsauskunft oder Bankerklärung; Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung mit angemessener Deckungssumme. |
| Zuverlässigkeit (Rechtstreue) | Keine Ausschlussgründe nach GWB (z. B. keine rechtskräftigen Verurteilungen wegen Betrug, Schwarzarbeit o. ä.); Einhaltung gesetzlicher Pflichten. | Auszug aus dem Bundeszentralregister (Gewerbezentralregister); Eigenerklärung zu §123/124 GWB (zuverlässiges Verhalten); ggf. Mitgliedsbescheinigung der Berufsgenossenschaft. |
| Gütezeichen (optional) | Optional: Qualitätssiegel der Branche, z. B. RAL-GZ 902 (Gebäudereinigung), als Indikator für besonders hohe Fachkunde, Zuverlässigkeit und Einhaltung hoher Standards. | Gültiges Zertifikat RAL-GZ 902 oder gleichwertiger Nachweis der Erfüllung aller Güteanforderungen (siehe Hinweise unten zum Diskriminierungsverbot); alternativ andere Gütezeichen oder Auszeichnungen der Branche. |
Die Eignungskriterien stellen sicher, dass nur fachkundige, leistungsfähige und zuverlässige Dienstleister Angebote abgeben. Beispielsweise belegt ein Bieter durch Referenzobjekte seine Erfahrung mit vergleichbaren Leistungen. Über Zertifikate wie ISO 9001/14001 kann der Auftraggeber die Qualitäts- und Umweltkompetenz formal prüfen, ohne eigene Audits durchführen zu müssen. Besonders anspruchsvolle Gütezeichen wie RAL-GZ 902 für Gebäudereinigung bestätigen, dass ein Unternehmen hohe Standards in Sauberkeit, Hygiene und Professionalität erfüllt – einschließlich regelmäßiger Überwachung der gesetzlichen, tariflichen und sozialversicherungsrechtlichen Vorgaben. Wichtig ist, solche Gütezeichen optional bzw. mit Zulassung von gleichwertigen Nachweisen zu fordern, um keine Bieter zu diskriminieren (Details siehe unten). Soziale Kriterien (Tariftreue, Schulung) sind hier als Eignungsnachweis konzipiert, können aber teils auch als Vertragsbedingung festgelegt werden (z. B. Verpflichtung zur Zahlung tariflicher Löhne als Ausführungsbedingung).
Zuschlagskriterien (Wertungskriterien)
Die Zuschlagskriterien bestimmen die Bewertung der Angebote im Rahmen der Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots (Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis). Entsprechend den Vorgaben soll der Preis mit 50 % gewichtet werden; die restlichen 50 % entfallen auf qualitative Kriterien, u. a. bezüglich Technologie, Qualität, Nachhaltigkeit und Soziales. Die folgende Tabelle zeigt einen Vorschlag für die Zuschlagskriterien mit Gewichtung und beschreibt, welche Aspekte bewertet werden und wie die Bewertung erfolgen kann. (Die Gewichtungen können bei Bedarf angepasst werden, müssen aber insgesamt 100 % ergeben.)
| Zuschlagskriterium | Gewichtung | Bewertungsschwerpunkte und Nachweisführung |
|---|---|---|
| Preis (Kostenangebot) | 50 % | Angebotener Preis bzw. angebotene Gesamtkosten für die definierten Leistungen. Bewertung: Niedrigster Preis erhält volle Punktzahl (50 %); höhere Preise entsprechend relativ weniger Punkte (lineare oder proportionale Abwertung gemäß festgelegter Bewertungsformel). |
| Reinigungskonzept & Smart-Cleaning-Technologie | 15 % | Qualität und Schlüssigkeit des Fachkonzepts zur Auftragsdurchführung, insbesondere Einsatz von Smart-Cleaning-Technologien: z. B. geplante Verwendung von Reinigungsrobotern (für Bodenreinigung, Saugen/Wischen), IoT-Sensorik (z. B. Bewegungssensoren, Füllstandsmelder in Sanitärräumen) für bedarfsgerechte Reinigung, sowie digitale Leistungsnachweise (Software/App zur Erfassung erbrachter Reinigungsleistungen in Echtzeit). Bewertung: Höhere Punktzahl für innovative, effiziente Konzepte, die zeigen, wie Technologie die Reinigungsqualität und -effizienz steigert (z. B. Optimierung der Revierplanung per Sensor-Daten). Nachweis durch ausführliche Konzeptbeschreibung (Methodik, eingesetzte Tools/Technik, Ablaufpläne). |
| Qualitätssicherung und -kontrolle | 10 % | Maßnahmen zur Qualitätssicherung der Leistungen: z. B. interner Kontrollplan, Frequenz von Stichprobenkontrollen, Einsatz von Qualitätsprüf-Apps oder -Checklisten, sowie transparente Dokumentation der Leistung (digitale Leistungsnachweise, Kundenportal mit Reinigungsprotokollen). Auch vorhandene Zertifizierungen (ISO 9001, RAL-GZ 902 etc.) können hier berücksichtigt werden, soweit nicht schon als Eignung gefordert. Bewertung: Konzepte mit klaren, nachprüfbaren Qualitätsindikatoren und kontinuierlicher Überwachung erhalten hohe Punktzahlen. Nachweis durch Vorlage eines Qualitätssicherungskonzepts, evtl. Musterberichte oder Auditpläne; Kopien von Zertifikaten als Beleg für etablierte Systeme. |
| Umwelt/Nachhaltigkeit | 10 % | Umweltverträglichkeit der Leistungserbringung und Beitrag zur Nachhaltigkeit: Verwendung ökologischer Reinigungsmittel (möglichst mit Umweltzeichen, z. B. Blauer Engel), sparsamer Einsatz von Wasser und Energie, Müllvermeidung und -trennung, CO₂-Reduktion (z. B. Nutzung emissionsarmer Fahrzeuge oder Vermeidung von Fahrten durch IoT-gestützte Routenoptimierung). Bewertung: Angebote mit umfassendem Nachhaltigkeitskonzept (konkrete Maßnahmen und Ziele) werden besser bewertet. Nachweis durch ein Umwelt- bzw. Nachhaltigkeitskonzept, Liste geplanter Reinigungsmittel und -geräte (mit Nachhaltigkeitsnachweisen), ggf. CO₂-Berechnungen oder vorhandene Umweltzertifikate (ISO 14001, EMAS) als Indikator. |
| Personal- und Sozialkonzept | 10 % | Qualität der Personalplanung und Erfüllung sozialer Anforderungen: z. B. ausreichende Personalstärke und Vertretungsregelungen, faire Arbeitsbedingungen (Einhaltung Tariflohn, Sozialleistungen), Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung und Motivation (betriebliche Sozialleistungen, Aufstiegschancen), sowie Schulungskonzept (regelmäßige Fortbildungen, Einarbeitung ins Smart-Cleaning-System). Eventuell auch Berücksichtigung sozialer Innovationen (z. B. familienfreundliche Arbeitszeiten durch Tagesreinigung statt Nachtarbeit). Bewertung: Hohe Punktzahl für Konzepte, die zeigen, dass motiviertes, qualifiziertes Personal langfristig gesichert ist – etwa durch übertarifliche Leistungen, geringere Fluktuation, intensives Training. Nachweis durch Personal- und Organisationskonzept, Beispiel-Arbeitszeitmodelle, Nachweise früherer Schulungsmaßnahmen oder Auszeichnungen als arbeitnehmerfreundlicher Betrieb. |
| Innovation und Zusatznutzen (optional) | 5 % | Optionales Kriterium für zusätzliche innovative Ansätze, die über die Grundanforderungen hinausgehen: z. B. Integration eines Smart-Building-Systems zur automatischen Meldung von Reinigungsbedarfen, Einsatz von KI für Reinigungsrouten, oder besondere Service-Features (etwa eine Kunden-App für Meldewesen). Bewertung: Gibt dem Bieter Gelegenheit, Alleinstellungsmerkmale herauszustellen. Punktevergabe nach dem Mehrwert für den Auftraggeber. Nachweis durch Beschreibung der optionalen Leistungen/Innovationen und deren Nutzen. |
Die Gewichtungen sind so gewählt, dass Preis und Qualität gleich stark ins Gewicht fallen (50/50), was eine ausgewogene Vergabe ermöglicht. Auftraggeber werden ermutigt, neben dem Preis gezielt Qualitätskriterien wie Personalmanagement, Qualitätssicherung und Nachhaltigkeit einzusetzen. In unserem Vorschlag entfallen 50 % auf solche Qualitätsaspekte. Besonders das Reinigungskonzept mit Smart-Cleaning-Technologie (15 %) betont die Innovationskraft und Effizienz, die ein Bieter einbringt – ein wesentlicher Faktor bei modernen Reinigungslösungen. Soziale und ökologische Kriterien sind mit eigenen Gewichtungen (je 10 %) verankert, was dem Auftraggeber erlaubt, Angebote mit besserer Nachhaltigkeitsbilanz und besseren Arbeitsbedingungen entsprechend höher zu bewerten. Alle Zuschlagskriterien müssen transparent in den Vergabeunterlagen benannt und mit Gewichtung veröffentlicht werden, damit Bieter ihre Angebote gezielt darauf ausrichten können.
Rechtliche Hinweise und Nachweisführung
Bei der Gestaltung der Ausschreibung sind die vergaberechtlichen Grundsätze gemäß GWB, VgV (bei EU-weiten Vergaben) und UVgO (bei nationalen Vergaben unterhalb der EU-Schwellenwerte) unbedingt zu beachten:
Wirtschaftlichstes Angebot (§ 127 GWB, § 58 VgV): Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlich günstigste Angebot erteilt, das sich aus einer Gewichtung von Preis und Leistung ergibt. Neben dem Preis dürfen und sollen qualitative, umweltbezogene und soziale Zuschlagskriterien berücksichtigt werden, sofern sie mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung stehen und angemessen gewichtet sind. Im vorliegenden Konzept sind solche Kriterien (Qualität, Nachhaltigkeit, Soziales) explizit integriert. Dies entspricht den vergaberechtlichen Vorgaben, wonach z. B. Qualitätskriterien, Umweltaspekte oder soziale Aspekte im Bewertungsschema vorgesehen werden können. Bei Bedarf können sogar Fest- oder Höchstpreise vorgegeben und nur über Qualitätskriterien vergeben werden, doch hier wurde bewusst ein 50/50-Verhältnis gewählt, um Preis- und Leistungswettbewerb ausgewogen zu kombinieren.
Trennung von Eignung und Zuschlag: Eignungskriterien (Unternehmensmerkmale) und Zuschlagskriterien (Angebotsmerkmale) sind strikt zu trennen. Die oben vorgeschlagenen Eignungskriterien dienen nur der Auswahl geeigneter Bieter und fließen nicht in die Punktebewertung ein. Umgekehrt werden die Zuschlagskriterien nur bei den Bietern angewandt, die die Eignungshürde gemeistert haben. Wichtig ist, Doppelbewertungen zu vermeiden: Ein Aspekt sollte entweder als Eignungsanforderung oder als Zuschlagskriterium genutzt werden, nicht beides. Beispielsweise sollte eine ISO 9001-Zertifizierung, falls sie bereits als Eignungsnachweis verlangt wird, nicht zusätzlich im Wertungsschema punktbar sein (alle zugelassenen Bieter hätten sie dann ohnehin vorgelegt). Umgekehrt kann ein Qualitätszertifikat wie RAL-GZ 902 entweder als Mindestanforderung oder als Mehrwert im Konzept bewertet werden – aber eben nur einmalig, um Gleichbehandlung sicherzustellen.
Nachweise und Gleichwertigkeit: Alle Anforderungen sollten mit prüfbaren Nachweisen untermauert werden, die von den Bietern einzureichen sind. In den Tabellen oben sind beispielhaft zulässige Nachweise genannt (Zertifikate, Konzepte, Referenzen usw.). Wichtig ist das Gebot der Gleichbehandlung: Falls bestimmte Zertifikate oder Gütezeichen gefordert werden, ist stets „oder gleichwertig“ zuzulassen. Beispielsweise kann RAL-GZ 902 als Nachweis hoher Reinigungsqualität und Gesetzestreue dienen – eine Vergabestelle darf dies als erfüllt ansehen, wenn ein Bieter das Gütezeichen besitzt. Bieter ohne RAL-GZ 902 dürfen aber nicht ausgeschlossen werden, sondern müssen die Möglichkeit erhalten, die Erfüllung der zugrundeliegenden Anforderungen anderweitig nachzuweisen. Hierfür kann z. B. ein Prüfzeugnis eines unabhängigen Instituts vorgelegt werden, das bestätigt, dass der Bieter alle Kriterien der RAL-Güte- und Prüfbestimmungen vollständig erfüllt. Gleiches gilt für ISO-Normen: Ist ein Bieter nicht ISO-zertifiziert, kann er durch ausführliche Beschreibung seiner Qualitäts-/Umweltmaßnahmen die Gleichwertigkeit darlegen (die Vergabestelle muss dies dann prüfen). Das Diskriminierungsverbot (§ 97 GWB) verlangt, dass Ausschreibungen keine Marktteilnehmer unbillig benachteiligen – daher sind Anforderungen so zu stellen, dass auch kleinere oder nicht zertifizierte Unternehmen eine Chance haben, sofern sie die Qualität anderweitig nachweisen können.
Verhältnis zu Vergaberecht (GWB/VgV/UVgO): Bei einer bundesweiten Ausschreibung dürfte in vielen Fällen der EU-Schwellenwert für Dienstleistungen überschritten sein (ca. 215.000 € netto, siehe § 106 GWB), womit das Kartellvergaberecht (GWB, VgV) anzuwenden ist. Die oben genannten Kriterien entsprechen den Bestimmungen des GWB/VgV. Für Vergaben unterhalb der Schwellenwerte gilt die UVgO, die ähnliche Prinzipien aufstellt (Wettbewerb, Transparenz, Wirtschaftlichkeit). Insbesondere sind auch nach UVgO Qualitäts- und Nachhaltigkeitskriterien zulässig, solange die genannten Grundsätze eingehalten werden. Unabhängig vom Regelwerk gilt: Die Kriterien müssen verhältnismäßig und auftragsbezogen sein. Beispielsweise dürfen hohe Anforderungen (etwa bestimmte Zertifikate, spezifische Robotertechnik) nur gefordert werden, wenn sie im Auftragskontext sinnvoll und gerechtfertigt sind (Proportionalitätsgrundsatz).
Transparenz und Dokumentation: Alle Bewertungskriterien und ihre Gewichtung müssen von Anfang an in den Ausschreibungsunterlagen bekannt gemacht werden. Änderungen der Kriterien oder Gewichtungen im Nachhinein sind unzulässig. Die Wertung der Angebote hat strikt nach dem vorab festgelegten Schema zu erfolgen und ist zu dokumentieren (Vergabevermerk), um die Nachprüfbarkeit zu gewährleisten. Im Zweifel sollten für qualitative Zuschlagskriterien Klare Unterkriterien und Bewertungsmaßstäbe definiert werden (z. B. Benotungsskala oder Punkteschlüssel für verschiedene Ausprägungen eines Konzepts), um den Bietern nachvollziehbar darzulegen, wie Punkte verteilt werden. Beispiel: Für das Nachhaltigkeitskriterium könnte festgelegt werden, dass Verwendung eines geprüften Öko-Reinigungsmittels X Punkte bringt, ein vollständiges CO₂-Konzept Y Punkte, etc. – solange dies transparent und diskriminierungsfrei ist.