Controlling-Konzept für Smart Cleaning

• Sensorik für Bedarfserfassung: In Gebäuden kommen IoT-Sensoren zum Einsatz, um Nutzungsintensität und Hygienebedarf in Echtzeit zu messen. Beispiele sind Belegungs- oder Bewegungssensoren zur Raumbelegung, Füllstandsensoren an Papierhandtuch- oder Seifenspendern sowie Türzähler in häufig frequentierten Bereichen. Solche Sensoren melden z. B., wie oft Räume genutzt werden, ob Spender leer sind oder wie viele Personen eine Toilette besucht haben. Die Daten werden drahtlos an eine zentrale Plattform übertragen. Dadurch entfällt die manuelle Kontrollroutine – visuelle Rundgänge zum Prüfen, z.B. von Mülleimern oder Spendern werden überflüssig. Stattdessen alarmiert das System gezielt, wenn z. B. ein Seifenspender nachgefüllt oder ein Raum gereinigt werden muss.

• IoT-fähige Reinigungsgeräte: Autonome Reinigungsmaschinen (z. B. Saugroboter oder Scheuersaugmaschinen) sind in das IoT-Netz eingebunden. Sie navigieren mittels Sensorik (LiDAR, Ultraschall, Kameras) eigenständig durch die Räume und führen planmäßig oder auf Abruf Reinigungsaufgaben durch. Mehrere solche Reinigungsroboter (Cobots) können simultan in einem Gebäude eingesetzt und über eine Cloud-Plattform koordiniert werden. Über das digitale Flottenmanagement lässt sich der Status jeder Maschine (Position, Batterieladung, Frischwasserstand etc.) aus der Ferne einsehen. Störungen oder Fehlermeldungen werden sofort gemeldet und können zeitnah behoben werden. Diese Vernetzung erhöht die Verfügbarkeit der Geräte und ermöglicht vorausschauende Wartung.

• Integration in CAFM-/Smart-Building-Plattformen: Die Sensordaten und Geräteinformationen laufen in einer zentralen Plattform (z. B. CAFM-Software oder IoT-Smart-Building-Plattform) zusammen. Bereits vorhandene Systeme der Gebäudeverwaltung (Belegungssysteme, Gebäudeleittechnik) werden idealerweise via API angebunden. Diese Plattform – etwa ein Smart Cleaning Cockpit – verarbeitet alle eingehenden Daten und berechnet optimierte Reinigungspläne in Echtzeit (ggf. unterstützt durch KI). Dadurch entstehen dynamische Routen und Zeitpläne, die sich kontinuierlich an den tatsächlichen Bedarf anpassen. Das Gebäudemanagement kann so alle Reinigungsaktivitäten standortübergreifend überwachen und steuern. Die Integration in eine bestehende CAFM-Landschaft ermöglicht zudem, Reinigung direkt mit anderen Facility-Services zu verknüpfen (z. B. automatische Meldung an Instandhaltung bei Defektmeldung durch Reinigungspersonal).

• Digitale Leistungsverzeichnisse, Apps und Dashboards: Anstelle papierbasierter Reinigungspläne kommt ein digitales Leistungsverzeichnis zum Einsatz. Alle Soll-Leistungen sind darin hinterlegt und können flexibel angepasst werden. Reinigungskräfte nutzen eine App auf Smartphone/Tablet, welche ihnen ihren aktuellen Reinigungsplan, Aufgabenlisten und Prioritäten anzeigt. In der App können Aufgaben per Fingertipp als erledigt markiert werden, Zeit und ggf. Ort werden dabei automatisch protokolliert. Abweichungen oder Probleme (wie Schäden oder zusätzlicher Bedarf) lassen sich direkt über die App melden, inklusive Foto-Dokumentation. Ein zentrales Dashboard konsolidiert alle Daten: Objektleiter und Qualitätsmanager sehen dort in Echtzeit den Fortschritt, Leistungskennzahlen sowie anstehende oder überfällige Aufgaben. Diese transparente Live-Übersicht erleichtert sowohl die operative Steuerung als auch die spätere Auswertung der Services.

Um Reinigungseffizienz und -qualität messbar zu machen, werden Key Performance Indicators (KPIs) definiert. Diese Kennzahlen dienen der laufenden Leistungskontrolle und dem Benchmarking von Verbesserungen.

• Digitales Dashboard: Im Zentrum steht ein Dashboard, das alle relevanten Leistungsdaten visualisiert. Es konsolidiert Echtzeit-Informationen zu Reinigungsstatus, KPI-Erfüllung und Trends in übersichtlichen Charts und Ampelsystemen. Dadurch erhalten Objektleitung und Management vollständige Transparenz über die erbrachten Reinigungsleistungen. Filter- und Drill-down-Funktionen erlauben Analysen nach Gebäude, Bereich, Team oder Zeitraum. Ein solches Dashboard kann entweder in einer vorhandenen CAFM-Software realisiert oder mit Tools wie Power BI aufgesetzt werden, wobei Schnittstellen zu den IoT-Datenquellen genutzt werden.

• Regelmäßiger Analysezyklus: Die Daten sollten in definierten Intervallen ausgewertet werden. Täglich können automatische Kurzberichte über kritische Vorfälle (z. B. ausgelöste Alarmmeldungen oder ungewöhnliche Sensorwerte) erfolgen. Wöchentlich empfiehlt sich ein Review der KPI-Trends, um kurzfristig steuernd einzugreifen (z. B. Anpassung des Einsatzplans bei Häufung von Fehlstellen). Monatlich erfolgt ein ausführlicher Performance-Report, der alle KPIs gegenüber den Sollwerten darstellt und kommentiert. Dadurch wird ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess etabliert, bei dem Abweichungen zeitnah erkannt und Maßnahmen eingeleitet werden.

• Trendanalysen, Schwellenwerte und Alerts: Die Controlling-Software sollte historische Daten speichern, um Trends über die Zeit sichtbar zu machen. Zum Beispiel lässt sich erkennen, ob die Nutzungsfrequenz bestimmter Räume saisonal schwankt und die Reinigung entsprechend mitwachsen muss. Für definierte Kennzahlen werden Schwellenwerte hinterlegt – wird ein Grenzwert über- oder unterschritten, erzeugt das System automatische Alarmmeldungen. Etwa wenn die Fehlstellenrate in einer Woche einen Toleranzwert überschreitet oder ein IoT-Sensor meldet, dass eine planmäßige Reinigung nicht erfolgt ist. Verantwortliche erhalten dann sofort eine Benachrichtigung (z. B. per App-Push oder E-Mail), um gegensteuern zu können. Auch Kundenbeschwerden oder negatives Nutzerfeedback können so proaktiv vermieden werden, indem das System schon frühzeitig auf Auffälligkeiten reagiert.

• Qualitätsnachweise und Dokumentation: Sämtliche Vorgänge werden digital protokolliert, was eine lückenlose Dokumentation ermöglicht. Audit-Trails zeigen, wer wann welche Fläche gereinigt hat, einschließlich Zeitstempel und ggf. GPS-Position. Reinigungskräfte können bei besonderen Vorkommnissen Fotos als Beleg in der App hinterlegen (z. B. Vorher-Nachher-Bild bei extra starker Verschmutzung). Für interne Qualitätsprüfungen oder externe Audits (ISO-Normen) lassen sich so belastbare Nachweise erbringen. Auch Geräteprotokolle (z. B. Sensorlogs der Robotik: gefahrene Routen, genutzte Wassermenge) werden archiviert. Diese Evidenzen können in Auditberichten oder Kundendokumentationen verwendet werden, um die Einhaltung der vereinbarten Leistung und Qualitätsstandards zu belegen.

Ein Smart-Cleaning-Controlling erfordert klar definierte Rollen, damit die Daten korrekt erhoben und genutzt werden.

• Reinigungspersonal: Die Reinigungskräfte vor Ort nutzen mobile Geräte (Smartphone/Tablet) mit der Reinigungs-App. Sie erfassen ihre Arbeitszeiten und Pausen direkt digital (z. B. per App-Check-in statt Stechuhr). Ihnen werden über die App tagesaktuelle Reviere und Aufgaben zugewiesen, die sie abarbeiten. Das Personal bestätigt erledigte Arbeiten in der App (z. B. durch Scannen eines QR-Codes im Raum oder Abhaken der Aufgabe). Zudem können sie Feedback oder Störungen direkt melden – etwa wenn Verbrauchsmaterial ausgeht oder ein Defekt vorliegt, wird dies über die App erfasst und an den technischen Dienst weitergeleitet. Wichtig ist auch die Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit der Technik, einschließlich Datenschutz-Aspekten. Insgesamt entlasten die digitalen Tools das Personal von Dokumentationsaufwand und erleichtern die Orientierung in unbekannten Objekten (Grundriss in App etc.), sodass sie sich auf die Reinigung konzentrieren können.

• Objektleitung (Vorarbeiter/Objektleiter): Die Objektleitung überwacht und steuert den Reinigungsprozess im jeweiligen Gebäude. Über das Dashboard hat sie Echtzeiteinblick in den Fortschritt und die Leistung ihres Teams. Ihre Aufgabe ist es, die eingehenden Daten zu interpretieren und bei Abweichungen einzugreifen – z. B. Personal umdisponieren, wenn Sensoren unerwarteten Mehrbedarf anzeigen, oder Zusatzaufgaben einplanen, falls Feedback-Meldungen dies erfordern. Die Objektleitung fungiert auch als Review-Instanz, die die Arbeit der Reinigungskräfte qualitätssichert. In modernen Systemen kann der Objektleiter sogar gemeinsam mit dem Kunden die Leistung bewerten: So bietet z. B. Soobr ein dynamisches Qualitätsmanagement, bei dem Reinigungskräfte, Objektleitung und Kunde alle Arbeit dokumentieren und bewerten können. Die Objektleitung stimmt sich zudem mit dem Qualitätsbeauftragten ab und implementiert Optimierungsmaßnahmen vor Ort.

• Qualitätsbeauftragte/r (Cleaning Controller): Diese Rolle wertet die aggregierten Daten aus und verantwortet die steuerungsrelevanten Berichte. Der/die Qualitätsmanager:in prüft die wöchentlichen/monatlichen KPI-Reports und identifiziert Trends oder Problemstellen (z. B. konstant erhöhte Fehlstellenrate in einem Objekt). Er/Sie entwickelt auf Basis der Daten Maßnahmen zur Prozessverbesserung – etwa Schulungen für Personal, Anpassung der Reinigungsmittel, Optimierung der Routenplanung. Außerdem stellt der Qualitätsbeauftragte die Einhaltung der Service-Level-Agreements (SLAs) sicher und bereitet die Dokumentation für Audits oder Kundengespräche vor. Die Person muss ein Verständnis für Datenanalyse haben und eng mit Objektleitung und IT zusammenarbeiten. Letztlich trägt diese Rolle dazu bei, eine kontinuierliche Verbesserung der Dienstleistungsqualität zu erreichen, indem die Erkenntnisse aus den Smart-Cleaning-Daten in konkrete Entscheidungen einfließen.

• IT-Integrationsteam: Das IT-Team (bzw. externe Technologiepartner) ist für die technische Infrastruktur des Smart Cleaning verantwortlich. Es richtet die Sensoren im Gebäude ein, integriert die verschiedenen Systeme (IoT-Geräte, Apps, CAFM) und stellt deren reibungsloses Zusammenspiel sicher. Zudem verantwortet das IT-Team die Datensicherheit und Wartung der Plattform. Bei Störungen der Hardware oder Software reagiert es zeitnah, um Ausfallzeiten minimal zu halten. Ebenso kümmert es sich um Updates, z. B. von Apps oder der Robotik-Flottensteuerung, und sorgt dafür, dass neue Gebäude oder Bereiche schnell ins System aufgenommen werden können. Wichtig ist auch, dass das IT-Team die Zugriffsrechte im System verwaltet (siehe Datenschutz), sodass jede Rolle nur auf die für sie bestimmten Daten zugreifen kann. Insgesamt fungiert die IT als Enabler, der die Innovation am Laufen hält, und arbeitet eng mit den Software-Anbietern und den operativen Einheiten zusammen, um das System laufend an die Praxisbedürfnisse anzupassen.

• Automatisierte Leistungsnachweise: Alle Leistungen werden möglichst automatisch erfasst. Beispielsweise loggt die App mittels QR-Code-Scan oder NFC-Chip bei Betreten eines Raumes Start- und Endzeit der Reinigung. Dadurch entsteht ein zeitgenauer Nachweis jeder Reinigungsrunde, ohne dass manuell Formulare ausgefüllt werden müssen. Ergänzend dokumentieren Sensoren und Geräte viele Parameter (z. B. wann ein Mülleimer geleert wurde, wann ein Roboter welches Areal gereinigt hat). Diese Rohdaten speisen ein digitales Leistungstagebuch, das jederzeit abrufbar ist. Für jeden Raum lässt sich chronologisch nachvollziehen, wann zuletzt gereinigt wurde – Systeme wie CleanJack machen diese Information sogar für Gebäudenutzer via QR-Code abrufbar, um Vertrauen und Transparenz zu fördern. Der Vorteil automatisierter Nachweise ist, dass sie objektiv und fälschungssicher sind (Zeitstempel, ggf. GPS), was gerade bei Auditierungen enorm wertvoll ist.

• Monatsberichte mit KPI-Übersicht: Auf Basis der laufenden Erfassung werden monatlich Management-Reports erstellt. Diese Berichte beinhalten eine Übersicht aller relevanten KPIs im Soll-Ist-Vergleich pro Objekt oder Vertrag. Grafische Darstellungen (Trendkurven, Balkendiagramme) zeigen die Entwicklung z. B. der Reinigungsfrequenzen oder des Materialverbrauchs über den Monat. Abweichungen von den Zielwerten werden kommentiert und erläutert. Zudem werden besondere Vorkommnisse (z. B. Kundenbeschwerden, Auditergebnisse) dokumentiert. Ein solcher Monatsbericht ermöglicht dem Dienstleister, seine Performance belegbar dem Auftraggeber zu präsentieren, und dient intern der Erfolgskontrolle der eingeführten Maßnahmen. Oft werden diese Reports im Rahmen von Qualitätsmeetings mit dem Kunden besprochen. Sie liefern auch Ansatzpunkte, um den folgenden Monat besser zu planen – etwa Schwerpunktaktionen in Bereichen, wo die Nutzerunzufriedenheit erhöht war.

• Jahresauswertungen für strategische Steuerung: Zusätzlich zur operativen Monatsbetrachtung wird jährlich eine umfassende Auswertung vorgenommen. Darin fließen die konsolidierten Daten aller Monate ein, um Langfristtrends und strategische Erkenntnisse abzuleiten. Beispielsweise kann man erkennen, ob durch die Smart-Cleaning-Maßnahmen über das Jahr hinweg eine Reduktion der Gesamtkosten oder des Ressourcenverbrauchs erreicht wurde und in welchem Ausmaß (z. B. Prozent Einsparung gegenüber Vorjahr). Ebenso lässt sich beurteilen, ob die Zufriedenheit der Nutzer gestiegen ist (z. B. anhand aggregierter Feedback-Daten) und ob die angestrebten Qualitätsstandards konsequent eingehalten wurden. Die Jahresauswertung dient als Entscheidungsgrundlage für strategische Anpassungen: Etwa Investitionen in weitere IoT-Geräte, Änderungen im Personalkonzept oder Anpassungen der Reinigungsverträge. Außerdem kann sie für die Rezertifizierung nach ISO-Normen genutzt werden, indem sie nachweist, dass man sich systematisch verbessert und z. B. Umweltziele erreicht hat. Insgesamt untermauert der Jahresreport die Wirtschaftlichkeit und Nachhaltigkeit der Smart-Cleaning-Initiative gegenüber der Unternehmensleitung und den Kunden.

• DSGVO-konforme Datenerhebung: Alle erfassten Daten – seien es Bewegungsdaten von Personen durch Sensoren oder Leistungsdaten der Mitarbeiter – müssen gemäß der Datenschutz-Grundverordnung behandelt werden. Wichtig ist eine transparente Information an betroffene Personen (z. B. Reinigungskräfte wissen, dass ihre Standortdaten zur Arbeitszeiterfassung genutzt werden). Persönliche Daten werden nur zu legitimen Zwecken (Verbesserung der Reinigungsqualität, Nachweis von Leistungen) verarbeitet und nicht zweckentfremdet. Wo immer möglich, sollte auf die Erhebung personenbezogener Daten verzichtet werden. Beispielsweise messen viele Sensoren nur anonymisiert die Nutzung eines Raumes, ohne einzelne Personen zu identifizieren – solche pseudonymen Bewegungsdaten gelten als datenschutzfreundlich. Daten, die doch personenbeziehbar sind (wie GPS-Tracks eines Mitarbeiters), unterliegen strengen Zugriffsbeschränkungen und Löschfristen.

• Pseudonymisierung und Minimierung: Im Sinne der Datensparsamkeit werden nur die wirklich nötigen Informationen gespeichert. Mitarbeiterbezogene Leistungsdaten (z. B. Reinigungstouren) können pseudonymisiert ausgewertet werden, um die Privatsphäre zu schützen – etwa indem individuelle Namen durch IDs ersetzt werden, wenn man Produktivität vergleicht. Die Bewegungsprofile von Nutzern (z. B. erfasste Raumbelegung) werden so gestaltet, dass keine Rückschlüsse auf einzelne Personen möglich sind. Zudem werden Kameras in Sanitär- oder Umkleidebereichen vermieden; statt Videoüberwachung setzt man lieber auf Bewegungsmelder oder Frequenzzähler, die keine Bilddaten aufnehmen. Bei der Nutzung von Cloud-Diensten ist darauf zu achten, dass die Server in Regionen mit adäquatem Datenschutz stehen oder entsprechende Verträge (AVV/DPA) bestehen.

• Zugriffs- und Rechtemanagement: Ein wesentliches Compliance-Element ist die klare Steuerung, wer welche Daten einsehen oder bearbeiten darf. Das System muss rollenbasierte Zugriffsrechte umsetzen: Reinigungskräfte sehen beispielsweise nur ihre eigenen Arbeitsaufträge, die Objektleitung die Daten ihres Objekts, und nur berechtigte Qualitätsmanager oder Führungskräfte können sämtliche KPIs aller Objekte einsehen. Kunden erhalten ggf. einen getrennten Zugang, der nur die sie betreffenden Ergebnisdaten enthält (z. B. monatliche Reports, aber keine internen Mitarbeiterdaten). Dieses Rechtemanagement wird regelmäßig überprüft und angepasst. Zusätzlich sollten alle Zugriffe protokolliert werden (Vier-Augen-Prinzip bei kritischen Datenexporten), um Missbrauch vorzubeugen. Schließlich müssen alle Beteiligten auf Geheimhaltungspflichten und den korrekten Umgang mit Daten verpflichtet werden, insbesondere wenn externe Dienstleister (z. B. IT-Servicefirmen) Einblick in die Systeme haben. So wird gewährleistet, dass der Einsatz von Smart Cleaning nicht nur effizient, sondern auch rechtssicher erfolgt.

• Effizienzgewinn durch bedarfsorientierte Reinigung: Anstatt starr nach Plan zu säubern, wird dynamisch nach tatsächlichem Bedarf gereinigt. Das bedeutet weniger unnötige Arbeiten und optimalen Ressourceneinsatz. Mitarbeiter können gezielt dort eingesetzt werden, wo Verschmutzung anfällt, und bleiben anderswo frei für wichtigere Aufgaben. Diese Fokussierung auf wirklich nötige Reinigungen steigert die Produktivität erheblich. Gleichzeitig werden Engpässe vermieden – beispielsweise sind stark frequentierte Bereiche immer sauber, weil das System den Mehrbedarf erkennt. Insgesamt lassen sich so spürbar Zeit und Kosten sparen, was die Wettbewerbsfähigkeit des Reinigungsdienstleisters erhöht.

• Ressourcenschonung und Nachhaltigkeit: Smart Cleaning trägt aktiv zur Schonung von Umweltressourcen bei. Durch gezielteren Mitteleinsatz sinkt der Verbrauch von Wasser, Energie und Chemie deutlich. Moderne Dosiersysteme und sensorbasierte Nachfülllogik verhindern Materialverschwendung (z. B. kein unnötiges Auffüllen von halb vollen Handtuchspendern). Weniger Reinigungsmittelverbrauch bedeutet auch weniger Plastikmüll durch Verpackungen. Diese Aspekte unterstützen Unternehmen dabei, ihre Nachhaltigkeits- und ESG-Kriterien zu erfüllen. Darüber hinaus verlängert die vorausschauende Wartung der Maschinen deren Lebensdauer. Insgesamt verbessert Smart Cleaning die ökologische Bilanz der Gebäudereinigung, was in Zeiten von Klimaschutz und steigenden Energiepreisen ein starkes Argument ist.

• Nachweisbare Qualität und Revisionssicherheit: Durch die lückenlose digitale Dokumentation kann die Reinigungsqualität jederzeit nachgewiesen werden. Kunden erhalten volle Transparenz und Belege für die erbrachten Leistungen, was das Vertrauen stärkt. Etwaige Beschwerden lassen sich mit Daten untermauert analysieren und objektiv klären. Für Audits (intern oder extern) ist man bestens gerüstet: Alle Anforderungen nach ISO 9001 (Qualität) und ISO 14001 (Umwelt) werden belegbar erfüllt, da Prozesse dokumentiert und Kennzahlen geführt werden. Die digitale Nachweisführung reduziert zudem den Verwaltungsaufwand für Leistungsnachweise erheblich. Schließlich führt die gesteigerte Qualität und Reaktionsgeschwindigkeit (z. B. sofortige Reinigung bei Bedarf) auch zu höherer Nutzerzufriedenheit, was wiederum die Kundenbindung erhöht. Ein nachweislich hohes Hygieneniveau – etwa belegt durch Sensorlogs oder Feedback-Auswertungen – kann in sensiblen Bereichen sogar zum Wettbewerbsvorteil werden.