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FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

Reinigungsprozesse im FM datenbasiert optimieren

Facility Management: Gebäudereinigung » Strategie » Prozessoptimierung

Reinigungsmanagement: Prozessoptimierung für Effizienz, Qualität und Nachhaltigkeit

Reinigungsmanagement: Prozessoptimierung für Effizienz, Qualität und Nachhaltigkeit

Gebäudereinigung gehört zu den kostenintensivsten und zugleich sichtbarsten Dienstleistungen im Facility Management. Gleichzeitig ist sie hoch standardisiert, taktgesteuert und in vielen Bereichen digitalisierbar. Genau hier liegt Potenzial: Durch gezielte Prozessoptimierung im Reinigungsmanagement lassen sich nicht nur Kosten senken, sondern auch Qualität verbessern, Ressourcen schonen und die Zufriedenheit von Nutzenden sowie Reinigungspersonal erhöhen.

Prozessoptimierung im Reinigungsmanagement schafft klare Abläufe, vermeidet Verschwendung und hebt ungenutzte Potenziale. Durch datenbasierte Steuerung, Standardisierung, Schulung und intelligente Planung wird Reinigung planbar, effizient und nachhaltig. Optimierungsmaßnahmen sollten auf Basis realer Daten, gemeinsam mit Nutzervertretung und Reinigungsdienstleistung geplant werden – unter Einbindung von FM, Qualitätssicherung, Nachhaltigkeit und ggf. IT. Besonders wirksam sind ganzheitliche Ansätze, die Organisation, Technik und Kommunikation verbinden.

Typische Schwachstellen im Reinigungsprozess

Typische Schwachstellen im Reinigungsprozess

Bereich

Typische Probleme

Flächenstruktur

Fehlende oder veraltete Raumdaten, unklare Reinigungszonen

Leistungssteuerung

Starre Intervalle statt bedarfsgerechter Reinigung

Rückmeldung

Keine strukturierte Kommunikation zu Mängeln oder Sonderwünschen

Qualitätskontrolle

Keine Transparenz über Leistung oder Mängel – subjektive Eindrücke

Ressourceneinsatz

Zu hoher Verbrauch an Zeit, Material, Energie oder Wasser

Motivationv

Fehlende Wertschätzung, unklare Zuständigkeiten, hohe Fluktuation

Ziele einer systematischen Prozessoptimierung

  • Wirtschaftlichkeit steigern (Kosten je m² senken, Touren optimieren)

  • Qualität sichern und messbar machen (z. B. nach DIN EN 13549)

  • Nutzerzufriedenheit erhöhen (z. B. durch Feedbacksysteme)

  • Ressourcen schonen (z. B. Reinigungsmittel, Strom, Wasser, CO₂)

  • Personal entlasten und motivieren (durch bessere Abläufe, Tools, Kommunikation)

Flächenstruktur und Datenbasis

  • Aktualisierung der Raum- und Nutzungsdaten im CAFM

  • Erstellen eines digitalen Reinigungsflächenkatasters

  • Differenzierung in Reinigungszonen / Nutzungsarten / Prioritäten

Leistungsverzeichnisse und Frequenzplanung

  • Überprüfung und Neustrukturierung von Leistungsbeschreibungen

  • Einführung von SLA-basierten, nutzungsorientierten Reinigungsintervallen

  • Reduktion von Überleistungen durch bedarfsgerechte Steuerung (z. B. sensorgestützt)

Arbeitsorganisation und Logistik

  • Optimierung von Reinigungsrouten, Zugängen, Arbeitsmitteln

  • Ausstattung mit ergonomischen Geräten und energieeffizienter Technik

  • Anpassung der Reinigungszeiten an Gebäudebelegung und Energieanforderungen

Kommunikation und Rückmeldung

  • Einführung von standardisierten Feedback- und Meldesystemen (App, QR-Code, Hotline)

  • Klar definierte Ansprechpartner für Reklamation und Sonderreinigung

  • Transparente Rückmeldung von Maßnahmen ("Diese Fläche wurde gereinigt")

Qualitätsmanagement

  • Einführung oder Optimierung eines QM-Systems nach DIN EN 13549

  • Schulung zur objektiven Qualitätsprüfung (z. B. Sichtprüfung mit Bewertungsbogen)

  • Nutzung von Digital-Tools zur Begehung, Dokumentation und Auswertung

Digitalisierung als Hebel

  • Apps für Touren, Rückmeldung, Kontrolle, Zeiterfassung

  • Verknüpfung mit CAFM-Systemen zur Live-Steuerung und Auswertung

  • Einsatz von Sensorik für bedarfsorientierte Reinigung (z. B. Belegung, Bewegung, CO₂-Wert)

  • Integration in Dashboards / ESG-Berichtssysteme / Helpdesks

Praxisbeispiele für erfolgreiche Prozessoptimierung

Maßnahme

Ergebnis

Einführung eines App-basierten Reinigungssystems

+20 % mehr Produktivität, weniger Rückfragen

Anpassung der Reinigungsfrequenz an tatsächliche Nutzung

-15 % Reinigungsstunden ohne Qualitätsverlust

Einführung von QR-Codes zur Rückmeldung in Sanitäranlagen

Erhöhung der Nutzerzufriedenheit um 30 %

Neustrukturierung der Reinigungszonen nach Nutzungsprofil

Höhere Transparenz, bessere Leistungsverteilung

Schulung der Reinigungskräfte zu Material- und Zeiteinsatz

Reduzierung von Verbrauchsmaterial um 25 %

Erfolgsfaktoren für nachhaltige Prozessverbesserung

  • Messbarkeit: ohne Daten keine Steuerung

  • Einbindung der Reinigungskräfte: ihre Erfahrungen sind Gold wert

  • Pilotbereiche vor großem Rollout

  • Verzahnung mit anderen Services (z. B. Umzugsservice, Eventmanagement, Energie)

  • Wertschätzung der Leistung: Reinigung als sichtbarer Bestandteil der Servicekultur