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Intranet im Facility Management

Facility Management: Gebäudereinigung » Reinigungskonzept » Intranet

Reinigungsmanagement im Intranet: Transparenz, Kommunikation und digitale Steuerung

Reinigungsmanagement im Intranet: Transparenz, Kommunikation und digitale Steuerung

Die Gebäudereinigung ist eine der sichtbarsten Dienstleistungen im Betrieb – und gleichzeitig eine der am wenigsten digital vermittelten. Ein professionell gestalteter Intranet-Auftritt des Reinigungsmanagements kann Transparenz schaffen, das Vertrauen der Nutzer:innen stärken, Rückfragen reduzieren und die Steuerung unterstützen. Das Intranet wird damit zur digitalen Visitenkarte des Reinigungsbetriebs – für Nutzende, Facility Management und Dienstleister gleichermaßen.

Ein Intranet-Modul für das Reinigungsmanagement verbessert die interne Kommunikation, fördert Verständnis und Akzeptanz und ermöglicht eine moderne, dialogorientierte Darstellung der Reinigungsleistung. Es verbindet operative Information, Feedbackkanäle und digitale Steuerung in einem zentralen Zugangspunkt. Das Reinigungsmanagement sollte im Intranet als eigenständiger Servicebereich mit klarer Struktur, relevanten Inhalten und interaktiven Funktionen abgebildet werden. Technische Integration (z. B. in CAFM oder Rückmeldesysteme) und redaktionelle Pflege sind essenziell für Akzeptanz und Nutzen.

Ziele eines Intranet-Moduls für das Reinigungsmanagement

Transparenz und Kommunikation im Reinigungsmanagement

  • Transparenz über Reinigungspläne, Leistungen, Zuständigkeiten und Standards

  • Kommunikation mit Mitarbeitenden und Nutzer:innen über Abläufe, Besonderheiten und Hygieneanforderungen

  • Feedback ermöglichen – z. B. bei Unzufriedenheit, Sonderwünschen oder Lob

  • Digitalisierung der Prozesse – z. B. durch Schnittstellen zu Reinigungs-Apps, CAFM oder Meldesystemen

  • Image und Wertschätzung für die Reinigungsleistung stärken

Mögliche Inhalte des Intranet-Bereichs

Inhaltsbereich

Inhalte

Allgemeine Informationen

Wer reinigt was, wann, wie oft – inkl. Flächen und Reinigungsarten

Reinigungskalender

Tages-/Wochenübersicht mit Reinigungszeiten je Bereich oder Etage

Qualitätsstandards

Beschreibung von SLA, Kontrollsystem (z. B. DIN EN 13549), Nachhaltigkeit

Ansprechpartner & Dienstleister

Kontaktpersonen für Rückfragen, Beschwerden, Sonderwünsche

Feedbackfunktion

Formular oder Button zur Eingabe von Anliegen – mit automatischer Weiterleitung

Hygiene- und Sonderinformationen

z. B. bei Infektionsschutz, Events, Umzügen oder Umbauten

FAQ-Bereich

Typische Fragen wie „Was tun bei verschmutztem Sanitärraum?“ oder „Wer reinigt den Druckerbereich?“

Technische und organisatorische Integration

  • Verknüpfung mit CAFM- oder App-Systemen: z. B. für Live-Daten zu Reinigungsstatus oder Raumstatus

  • Nutzerrollen und Zugriffsrechte: differenzierter Zugriff für allgemeine Nutzer, FM-Team und Objektleitungen

  • Redaktionskonzept: Zuständigkeit für Inhalte, Aktualisierungen und Kommunikation

  • Mobile Optimierung: abrufbar auch über Smartphones und Tablets

Vorteile für Betrieb und Nutzer:innen

  • Weniger Rückfragen dank klarer Informationen und Zuständigkeiten

  • Höhere Nutzerzufriedenheit durch einfache Feedbackmöglichkeiten

  • Stärkere Wahrnehmung der Reinigung als Dienstleistung

  • Schnellere Problemlösungen durch digitale Rückmeldeprozesse

  • Erleichterung für FM und Reinigungsdienste durch strukturierte Kommunikation

Erfolgsfaktoren bei der Umsetzung

  • Einfach und nutzerzentriert – keine Fachsprache, sondern klare, sympathische Kommunikation

  • Verlässliche Pflege der Inhalte – bei Änderungen von Plänen, Personal oder Zuständigkeiten

  • Verknüpfung mit Feedbackprozessen – z. B. über Ticketsystem oder E-Mail-Weiterleitung

  • Sichtbarkeit und Bekanntmachung – z. B. durch Vorstellung im Intranet-Newsbereich oder bei Onboarding-Prozessen

  • Verzahnung mit anderen Services – z. B. Umzugsservice, Raumreservierung, Hygienebeauftragte